Трудозатраты

Лояльность KOL

Материальные затраты

Ошибки

NDA

Международный фармацевтический холдинг по созданию препаратов для лечения заболеваний, вызывающих потерю трудоспособности

Платформа внесена в реестр российского ПО и реестр операторов персональных данных (в соответствии с требованиями 152-ФЗ). Инфраструктура и данные размещены в России, в защищенном сегменте Cloud.ru. Система хранения и резервного копирования, а также соответствие стандарту ISO 27 001 помогают обеспечить сохранность данных и снизить операционные риски компании.

В решении IN.TOP Transport реализовано множество справочников, которые облегчают работу медицинским представителям (водителям) и сотрудникам бухгалтерии.

Заправки по топливным картам тоже автоматически попадают в путевой лист — с расчетом расхода бензина по нормам и сверх нормы. Сотруднику остается добавить покупку топлива за наличные, если были такие заправки, а также указать показания одометра, чтобы подтвердить пробег.

При оформлении путевых листов система рассчитывает расстояние маршрутов поездок и выдает правильные адреса пунктов отправления и назначения. Это исключает ошибки, которые случаются при ручном вводе.

Можно создавать избранные маршруты, чтобы быстрее вносить их в путевой лист, и делать вкладку «Моя территория». Например, если сотрудник работает на северо-западе Москвы, то платформа предложит список только из соответствующих этому району адресов и добавить их в путевой лист получится одним нажатием кнопки.

Удобная функция для медицинских представителей, у которых график поездок повторяется из месяца в месяц. Можно скопировать путевой лист и отредактировать за несколько минут, при этом поездки правильно распределятся с точки зрения дат — только по рабочим дням согласно производственному календарю.

Сотрудникам часто приходится вводить разные логины и пароли для доступа к различным сервисам — это мучение для любого пользователя. Чтобы облегчить задачу, вход на платформу путевых листов осуществляется с помощью корпоративной учетной записи. Для этого специалисты IN.TOP подключили учетные записи из реестра Microsoft Azure Active Directory, который использует компания «Хеель». После того, как сотрудник авторизовался на рабочем компьютере или планшете, он автоматически получает доступ в личный кабинет платформы — ему не нужно заново проходить авторизацию.

Сотрудники могут заверять путевые листы усиленной электронной подписью (УНЭП или УКЭП). Она подтверждает, что документ подписал конкретный человек и после этого не вносил в него никаких изменений. Подписанные такой подписью путевые листы хранятся на платформе и имеют юридическую силу — их не нужно распечатывать и отправлять в головной офис из регионов.

Медицинские представители «Хеель» ежедневно заносят информацию о своих визитах к клиентам в корпоративную CRM-систему. После интеграции с платформой эти данные автоматически загружаются в путевой лист. В конце месяца сотруднику остается проверить фактическое время поездок и при необходимости отредактировать документ.

Раньше сотрудники «Хеель» в среднем тратили на заполнение путевого листа за месяц ~3 часа, а потом происходило еще исправление отчета по замечаниям бухгалтерии. Сейчас полный цикл занимает максимум 30 минут — от старта формирования путевого листа до приемки бухгалтерией.

Когда в путевом листе появляются данные о заправках, система подсвечивает отклонение расхода топлива от нормы — на основании данных в справочниках с учетом поправочных коэффициентов. Это помогает визуализировать соблюдение корпоративной политики и дисциплинировать сотрудников. Можно выявить системный перерасход у конкретного водителя и разобраться в причинах либо найти ошибку при заполнении путевого листа.

Платформа сравнивает расчетные данные расхода топлива с фактическими и все расхождения подсвечивает индикатором в виде светофора. Зеленый цвет означает, что расходы в пределах нормы. Если появляются другие цвета — это подсказка для сотрудника, что нужно внести корректировки в путевой лист. Например, забыл добавить заправку за наличные или какую-то поездку — отсюда несоответствие расчетного расхода бензина пройденному километражу. Это помогает исправлять ошибки, не дожидаясь замечаний бухгалтера. А если погрешность небольшая — например, вместо запланированного маршрута сотрудник поехал в объезд, — то можно оставить пояснение для бухгалтера при отправке документа на проверку.

ИТ-специалисты «Хеель» самостоятельно обновляют справочники и в целом координируют работу системы учета путевых листов. Платформа работает автономно и в штатном режиме не требует привлечения разработчиков IN.TOP.

В течение месяца после запуска специалисты IN.TOP совместно с командой «Хеель» проводили тестирование платформы: собирали обратную связь от пользователей, анализировали запросы и донастраивали систему. Когда убедились в том, что всё работает как надо — передали знания и поддержку системы ИТ-специалистам «Хеель». Показали, как можно быстро и гибко менять процессы, и разработали скрипты для поддержки пользователей системы.

ИТ-специалисты «Хеель» самостоятельно обновляют справочники и в целом координируют работу системы учета путевых листов. Платформа работает автономно и в штатном режиме не требует привлечения разработчиков IN.TOP.

РЕШЕНИЯ

ПОЛИТИКИ