Время формирования заявки на оплату сократилось благодаря автозаполнению данных

Время формирования платежного календаря сократилось

Время формирования платежных поручений

PharmaMed — крупный производитель модифицированных фармацевтических препаратов: работает с сотнями поставщиков услуг, материалов и оборудования.

Выбрали платформу IN.TOP Finance

С её помощью можно поэтапно автоматизировать процессы: например, начать с внедрения системы управления заявками и графиком платежей (Finance), потом добавить решение для управления взаимоотношениями с поставщиками (Vendors) и внештатными исполнителями (Outsource), затем — автоматизировать процесс подготовки авансовых отчетов (Tera). Все эти сервисы IN.TOP дополняют друг друга и повышают операционную эффективность бизнеса в целом.

Каждое решение платформы как конструктор собирается из разных модулей и настраивается под запросы клиента. Весь комплекс работ — кастомизация, внедрение, запуск, обучение пользователей — занимает около двух месяцев. Это гораздо быстрее, чем разворачивать систему с нуля.

IN.TOP — облачная платформа, которая работает через браузер и интегрируется с сервисом учетных записей Microsoft Active Directory. Это значит, что для входа в систему сотрудникам не нужно вводить отдельный логин и пароль: достаточно авторизоваться на рабочем устройстве — стационарном компьютере, ноутбуке, планшете или смартфоне. При этом на платформе нет ограничений по количеству подключенных пользователей и объему обрабатываемых документов.

Высокий уровень безопасности платформы IN.TOP Finance

Платформа внесена в реестр российского ПО и реестр операторов персональных данных (согласно требованиям 152-ФЗ). Техническая инфраструктура и данные платформы хранятся в России, в защищенном сегменте Cloud.ru. Cистема хранения и резервного копирования, соответствие высоким требованиям по информационной безопасности по стандарту ISO 27001 обеспечивают сохранность данных и минимизируют операционные риски компании.

Рассказываем о том, как команде клиента вместе со специалистами IN.TOP удалось решить эти задачи.

Таким образом, заявка на оплату в системе формируется максимум за одну минуту. 

Платформа сигнализирует о том, что реквизиты в заявке расходятся с мастер-данными контрагента, прошедшими валидацию в системе, и проверяет загруженные счета, чтобы не платить по ним дважды.

Не придется отвлекать финансистов и самому тратить время на переписку и телефонные звонки.

Система сама формирует платежный календарь: распределяет заявки на оплату в привязке к условиям контрактов (суммам, срокам), графикам погашения кредитов, лизинга и других обязательств компании. 

Сотрудник финансового департамента проверяет платежный календарь: сверяется с прогнозами остатков денежных средств (благодаря интеграции с 1С информация о поступлениях автоматически попадает в систему) и при необходимости может передвинуть платеж на другую дату. Затем для каждой заявки выбирает расчетный счет, с которого будет произведена оплата — так, чтобы банковская комиссия получилась минимальной (список банков и счетов компании заведен в справочнике платформы). 

Сформированный платежный календарь направляется на согласование финансовому директору.

Платежный календарь помогает управлять денежным потоком, не допуская кассовых разрывов и просрочек.

В этот раздел системы попадают платежи, согласованные сотрудниками финансового департамента. При этом счета сортируются по датам, и специалист может заранее сформировать платежные поручения для банка.

Платежи создаются по готовому шаблону. Система подтягивает данные из карточки заявки и платежного календаря — не нужно тратить время на заполнение полей вручную. Затем сотрудник финансового департамента одним кликом экспортирует файл для отправки в систему «Клиент-Банк».

Если у банка открытый API (технология безопасного обмена данными), то специалисты IN.TOP настраивают интеграцию и платежное поручение автоматически подтягивается в «Клиент-Банк».

Проведенные платежи автоматически выгружаются в систему бухгалтерского учета — таким образом, в учетной системе компании полностью исключена ручная обработка платежных документов. 

Но тут добавляются шаги: система определяет сумму, которую нужно перевести в банк (конвертирует по курсу на дату отгрузки), потом в банке приобретается валюта, готовится документ валютного контроля и проводится платеж.

По факту оплаты счета изменится статус в реестре платежей на платформе, и все заинтересованные сотрудники получат оповещение об этом на электронную почту.

Визуализация данных помогает руководству компании быстро изучать данные для принятия управленческих решений.