[Кейс ПсковГУ]
Мы используем файлы cookie
Они помогают сайту работать корректно и анализировать посещаемость.
Подробнее – в Политике использования файлов cookie.
Мы используем файлы cookie
Настройки cookie
Файлы cookie, необходимые для корректной работы сайта, всегда включены. 
Другие файлы cookie настраиваются.
Обязательные (технические) файлы cookie
Эти cookie-файлы обеспечивают работу веб-сайта, и отключить их нельзя. Обычно они применяются в ответ на производимые вами действия, например, установить настройки конфиденциальности или заполнить какие-либо формы.

Вы можете настроить свой браузер таким образом, чтобы он блокировал эти cookie-файлы или оповещал вас о них, но в этом случае некоторые компоненты сайта перестанут работать. Эти cookie-файлы не хранят данные, идентифицирующие личность.

Политика использования файлов cookie
Аналитические файлы cookie
Disabled
Эти cookie-файлы помогают нам вести подсчет статистики количества посетителей и исследовать источники трафика, чтобы мы могли оценивать и повышать эффективность и удобство работы нашего сайта для вас. Они позволяют нам узнать, какие страницы являются самыми популярными или пользуются наименьшим интересом пользователей, каким образом посетители перемещаются по сайту.

Вся информация, собираемая этими cookie-файлами, обобщается и, соответственно, является анонимной. Если вы запретите использовать эти cookie-файлы, мы не сможем отслеживать посещаемость сайта и не сможем регулировать его работу.

Политика использования файлов cookie
Применить
ДЕМО
ВХОД
Государственный университет автоматизировал проектную деятельность с помощью решения IN.TOP Projects — теперь вся работа по программе развития вуза до 2030 года ведется в электронном виде
NDA
Реальный кейс • ВРеМЯ ЧТЕНИЯ 15 мин
Кратко о результатах
до/после
Цифровая система управления проектами помогла ускорить процессы, сократить трудозатраты и качественно реализовывать проекты, включая проекты по программе «Приоритет-2030». 
Вся информация собрана в одном месте, работа проектных команд стала удобнее и существенно сократилось время на подготовку отчетов.

Руководство университета видит всю картину по проектной деятельности благодаря дашбордам с аналитикой, которая формируется в режиме реального времени.
Средняя продолжительность этапа планирования проектов
1 день
1-2 часа
Время на подготовку отчетов по проектам университета
1-2 дня
20 минут
Сокращение трудозатрат на согласование инициатив, запуск, мониторинг и контроль проектов
–
на 65%
Сокращение отклонений
по срокам реализации проектов
–
на 45%
О клиенте
NDA
К специалистам IN.TOP обратился государственный университет, входящий в перечень опорных вузов:
возникла потребность автоматизировать проектную деятельность в целях реализации программы развития университета.

Помимо базовых процессов — образования и науки, в университете запускаются инфраструктурные, трансформационные, зарубежные, молодежные и другие проекты.

Есть более простые задачи вроде организации конференции, а есть стратегически важные проекты, которые реализуются в рамках грантовых программ.
1 500+
Всего сотрудников вуза
7 300+
Количество студентов
5 человек
Проектный офис
60+
Профиль проектов со сроком реализации от 1 месяца до 7 лет
Исходная ситуация
Для реализации любого проекта университет выделяет ресурсы и собирает рабочую группу — она может включать как штатных сотрудников, так и внешних специалистов. В проектах задействованы разные структуры: преподавательский состав, отдел кадров, закупок, бухгалтерия, расчетный и финансовый отдел, ректорат. И всё это курирует проектный офис, который разрабатывает методологию ведения проектов и обеспечивает функциональную поддержку.

Когда параллельно ведутся десятки проектов, их сложно контролировать. Нет единого источника данных, единого алгоритма управления — всё двигается с большим трудом. Пытались справиться с этим вручную при помощи офисных программ, но это не помогало отследить всю цепочку работы над проектами. Отчеты готовились в разных форматах и с разным качеством. Возникали и другие трудности. Очевидно, что для работы с таким массивом данных без современных технологий не обойтись.

Решили организовать проектную деятельность в единой системе и автоматизировать процессы, чтобы сотрудникам было проще работать с документами, контролировать задачи и без ошибок формировать отчеты.
Выбор решения
Распространенные проблемы, связанные с работой автоматизированных систем — запутанный интерфейс, в котором сложно разобраться сотрудникам без специальных знаний, а также несоответствие требованиям информационной безопасности. Это критично для вузов, у которых многое завязано на персональных данных. А значит, у платформы управления проектами должен быть удобный функционал и соответствующий класс защиты.
Выбрали систему управления проектами IN.TOP Projects
Это облачное решение, которое специально разработано для автоматизации проектной деятельности университетов. Платформа предлагает широкий набор инструментов — сбор инициатив, ведение реестра проектов, управление ресурсами и рисками, распределение и контроль задач, аналитику и электронный архив. Решение может быть кастомизировано: модули системы настраиваются под методологию ведения проектов конкретного вуза.

У платформы открытое API — технология безопасной передачи данных между разными системами: можно синхронизироваться с другими программами, которые использует университет.

Платформа IN.TOP работает через браузер с любого устройства — компьютера, планшета, телефона. После короткого обучения пользователи комфортно работают в системе — в интерфейсе разобраться несложно.
Ограничений по количеству подключенных пользователей на платформе нет
IN.TOP Projects подходит как для организации мероприятий, так и для масштабных проектов, в которых задействованы десятки исполнителей.
Высокий уровень безопасности платформы IN.TOP
Платформа внесена в реестр российского ПО и реестр операторов персональных данных (согласно требованиям 152-ФЗ). Техническая инфраструктура и данные платформы хранятся в России, в защищенном сегменте Cloud.ru. Cистема хранения и резервного копирования, соответствие высоким требованиям по информационной безопасности по стандарту ISO 27001 обеспечивают сохранность данных и минимизируют операционные риски компании.
Цели внедрения
Проектный офис университета поставил цели, которых нужно было достичь в результате внедрения системы управления проектами: 
1.
Перевести всю работу по программе развития университета до 2030 года в электронный формат.
2.
Сократить время на согласование проектных заявок.
3.
Сократить время на подготовку и утверждение паспортов проектов.
4.
Настроить планировщик с мониторингом выполнения задач и прохождением контрольных точек, чтобы сократить отклонение проектов по срокам.
5.
Сократить трудозатраты на подготовку и сбор отчетности для «Социоцентра» и снизить количество ошибок в документах.
6.
Синхронизировать процессы проектного и финансового управления — подготовку смет и учет затрат, чтобы бухгалтеры не вносили данные вручную.
7.
Создать цифровой архив проектов для быстрого доступа к материалам.
8.
Скоординировать работу гибридных команд (штатных и внештатных специалистов) —
с доступом пользователей к системе в соответствии с политикой безопасности.
9.
Провести обучение пользователей и передать поддержку первой линии администраторам вуза.
Рассказываем о том, как проектному офису университета вместе со специалистами IN.TOP удалось достичь этих целей.
Реализация проекта
В университете разработан регламент проектной деятельности. Специалисты IN.TOP провели с сотрудниками проектного офиса серию интервью и разложили все требования на блоки:
Как именно университет хочет видеть процессы на своей стороне. На основании этой информации настроили в системе маршруты движения проектов по этапам: инициация, планирование, исполнение, мониторинг и контроль, завершение.

Расскажем о каждом этапе подробнее.
1.
Автоматизировали этап подготовки и согласования заявок на проекты
Свели в единую систему сбор и согласование заявок на проекты в рамках всех политик университета — научно-образовательной, зарубежной, молодежной, трансформационной и пр.

Заявки загружаются в систему IN.TOP Projects для оценки и приоритезации. Данные заполняются по шаблону. В карточку заявки можно загрузить необходимые документы: презентации проектов, протоколы заседаний и пр.

Комиссия изучает документы: оценивает в разрезе стратегических целей университета, определяет целевые показатели и необходимые ресурсы, голосует на платформе и назначает ответственного за реализацию проекта.

Принятая заявка переходит в раздел «Проекты», и тогда на платформе запускается следующий процесс — подготовка и согласование паспорта проекта.
Проектный комитет получает уведомление о том, что заявка поступила на платформу; по всем этапам согласования настроена цепочка шагов.
2.
Автоматизировали процесс подготовки паспортов проектов и приказов
Паспорт нового проекта в системе формируется по шаблону, причем для разных типов проектов предусмотрены свои формы.
Например, у шаблона для мероприятий более простая структура, для исследовательского проекта — более содержательная, а шаблон проекта «Приоритет-2030» включает дополнительные сведения, которые требует госпрограмма. Так сотрудникам проще вносить информацию — сразу видно, какие разделы обязательны. При этом выводятся подсказки с примерами заполненных полей, и данные вносятся без ошибок.
Создать проект в системе IN.TOP Projects можно по готовому шаблону.
Сначала заполняется «Карточка проекта»:
Наименование проекта
Уникальный идентификационный номер
ФИО/должность куратора и руководителя
Тип проекта, например, образовательный, научно-исследовательский, трансформационный, инфраструктурный, международный или стратегический
Другие нужные сведения
Данные из карточки автоматически подтягиваются в паспорт проекта. Дополнительно в нем заполняются поля:
Дата начала реализации проекта и планируемая дата завершения
Цель и задачи проекта, актуальность
Связь со стратегическими проектами и политиками программы развития вуза
Источники финансирования проекта
Описание имеющегося задела — предварительных наработок по проекту и объем уже выполненных работ
Заказчик, партнеры, целевая аудитория проекта
Целевые результаты и пр.
Для каждого проекта устанавливаются целевые показатели
Например, размер планируемых доходов от НИОКР и выполнения научно-технических услуг, или количество студентов, которые должны пройти обучение по новой программе вуза.
В процессе реализации проекта достижение запланированных показателей можно отслеживать в разрезе периода или отдельных мероприятий и в случае отклонений вовремя принимать меры.
Смета проекта
Затем планируются ресурсы и формируется состав рабочей группы. Здесь же появится бюджет проекта с указанием источников финансирования — эти данные автоматически подтягиваются из раздела «Смета».
Смета 1. Расходы проекта
Начальная смета формируется во вкладе «План» и после утверждения не редактируется. Здесь вносятся данные в процессе реализации проекта — отображаются проведенные платежи, изменение статей расходов, стоимости закупок. По завершении проекта перечень затрат можно выгрузить для анализа.
Расходы проекта с вкладками «Базовый план», «Оперативный план», «Факт»
Смета 2. Доходы
Здесь формируется доходная часть проекта — сколько университет планирует заработать. Во вкладке «Оперативный план» можно отслеживать статус поступлений и вовремя реагировать на отклонения, а по итогу сравнить «план/факт».
Доходы проекта с вкладками «Базовый план», «Оперативный план», «Факт»
Смета 3. Отчеты
В этом разделе автоматически отображаются данные по расходам/доходам. Выгрузить сводный отчет можно одним нажатием кнопки.
Отчеты проекта с кнопкой «Экспорт»
Что входит в смету проекта:
Выплаты сотрудникам и внешним специалистам
Закупка работ и услуг, например: публикация научных статей, транспорт, связь, ремонт помещений и пр.
Закупка материальных и нематериальных активов, например: права на результаты интеллектуальной деятельности, оборудование и программное обеспечение, технологическая оснастка и пр.
Уплата в бюджет налогов, сборов и иных платежей
Командировочные и другие расходы
Маршрут согласования паспорта проекта на платформе тоже автоматизирован
Сначала документ отправляется на одобрение проектному офису, а затем — всем заинтересованным подразделениям. Готовый паспорт проекта можно подписать на платформе простой электронной подписью (ПЭП) и сохранить в PDF.
В реестре виден статус паспорта проекта: черновик, в работе, согласован
3.
Настроили планировщик с мониторингом задач и прохождением контрольных точек
Планирование
План работ — основной блок проекта. Здесь создаются этапы, которые нужно декомпозировать на задачи и подзадачи и обозначить вехи (контрольные точки). Для каждого элемента определяются даты начала и завершения, планируемая трудоемкость в часах. Назначаются исполнители. По каждой задаче и этапу можно сравнить план/факт и приложить документацию, из которой формируется архив проекта.
Оперативное уведомление и комментарии
После выполнения задачи исполнитель ставит отметку о выполнении в системе и прикрепляет подтверждающие документы. Если не уложился в срок, то сдвигает срок по задаче и дает комментарии — почему так получилось и что он будет делать дальше.
Мониторинг и контроль
Руководителям проектов нужно отслеживать задачи и анализировать возможные риски. А еще — предоставлять отчетность всем заинтересованным лицам. На платформе IN.TOP эти процессы автоматизированы: можно видеть в реальном времени, что происходит с проектом — задачи, сроки и статусы.

В университете разработана модель оценки рисков проектов. По ней специалисты IN.TOP настроили в системе раздел, в котором заполняются критерии оценки рисков, вероятность их наступления и влияние на проект. При наличии существенных рисков команда описывает в проекте способы решения проблемы — как эти риски нивелировать.

Если критично сдвинулись сроки выполнения задачи по проекту или превышен бюджет, то руководитель получит уведомление об этом и сможет вовремя принять меры.
Завершение проекта
Платформа поможет сформировать итоговый отчет и оценить результат: проект соответствует планируемым показателям, превысил их или не достиг. Прилагаются сканы документов, подтверждающих выполнение работ. Все отчеты можно выгрузить в PDF/Excel и при необходимости распечатать.
Аналитика — по проекту и сводная
В IN.TOP Projects встроены инструменты визуализации для анализа данных и принятия управленческих решений. Аналитика выводится в виде дашбордов — наглядных отчетов и графиков. Можно оценить отдельный проект или проектную деятельность университета в целом — в разрезе периода, затрат, доходов, просрочек, эффективности работы специалистов.
Дашборд отображает статистику по всем текущим проектам университета — можно быстро предоставить отчетность руководству.
Аналитика и эффективность сотрудников
Аналитика позволяет оценить достижение целевых показателей проекта и эффективность сотрудников университета, которые в нём были задействованы.
4.
Синхронизировали проектную деятельность с работой финансовых служб
Проектный офис взаимодействует с финансовыми подразделениями университета, которые работают в 1С. Сделали интеграцию с учетной системой и теперь все нужные данные из неё поступают в проектный модуль платформы: произведенные бухгалтерией оплаты, закрывающие документы и пр. И наоборот: сформированные на платформе документы автоматически передаются в 1С. 

Настроена привязка финансовых ресурсов к проектам. Теперь бухгалтеры понимают, к чему относится закупка и не тратят время на ручной ввод данных из таблиц, которые раньше присылал проектный офис. Весь документооборот синхронизирован.
Финансовая отчетность без путаницы и ошибок
С помощью решения IN.TOP Projects проще формировать финансовую отчетность по проектам. Финансовая отчетность без путаницы в учете затрат, ошибок в итоговой смете и расхождений между фактическими доходами/расходами и проектными показателями.
5.
Создали цифровой архив проектной деятельности университета
Цифровой архив
Любой проект генерирует большое количество данных. Презентации, паспорта проектов, приказы, контракты, служебные записки, финансовые документы, отчеты — всё это нужно где-то хранить. Для этого на платформе создан электронный архив, удобно структурированный для быстрого поиска по тегам, например: внутренний проект, Передовые инженерные школы, Приоритет-2030 и др. 

Если в команду добавляется новый участник, он может ознакомиться со всеми материалами и быстрее погрузиться в проект.
Быстрый доступ к любому документу
Для предоставления отчетности в архиве проекта можно быстро найти любой документ — перечень затрат, показатели проекта, договоры, служебные записки и пр.
6.
Настроили доступ к системе в соответствии с политикой безопасности
Матрица ролей и полномочий
Для пользователей платформы настраиваются разные роли, например: куратор, руководитель, менеджер проекта, администратор. Для каждой роли предусмотрен свой уровень доступа, чтобы каждый работал в системе в рамках своих полномочий и задач. Это сделано для того, чтобы обеспечить безопасность данных. При этом одному пользователю можно присвоить несколько ролей.
Вуз часто привлекает на проекты внешних специалистов. Взаимодействие с ними на платформе тоже автоматизировано — от составления договора до подписания акта выполненных работ
Внешний исполнитель получает на электронную почту приглашение на платформу IN.TOP, переходит по ссылке и регистрируется в системе с согласием на обработку персональных данных. Здесь же он получает простую электронную подпись и подписывает с университетом типовой договор (его форма уже согласована всеми подразделениями университета). Вся процедура занимает не более 15 минут. После этого руководитель проекта может ставить исполнителю задачи и отслеживать статус. А после завершения работ система уведомит о том, что нужно подписать документы и произвести оплату.

В справочнике платформы заведены шаблоны договоров, закрывающих документов и отчетных форм, которые формируются в защищенном PDF-формате. Учтены все законодательные нюансы: заведены разные шаблоны договоров и процедуры приемки работ для ИП, самозанятых и физических лиц без налогового статуса.
7.
Провели обучение пользователей и передали поддержку системы проектному офису
Когда все блоки платформы были собраны и настроены, специалисты IN.TOP провели обучение пользователей. Показали, в каких разделах вносить данные, как загружать и подписывать документы, ставить задачи, формировать отчеты.

Потом передали знания администраторам проектного офиса. Теперь сотрудники университета управляют настройками без помощи ИТ-специалистов: могут добавить или исправить шаблон, внести изменения в справочники. Это называется «первая линия поддержки».

Первый месяц после внедрения системы специалисты IN.TOP оказывали постоянную поддержку: отвечали на вопросы, разрабатывали инструкции для дальнейшей работы пользователей. Когда передали права администраторам проектного офиса, подключили вторую линию поддержки — решение технических вопросов, связанных с функционированием платформы.
Результаты проекта
В цифрах
С помощью решения IN.TOP Projects университет получил современный инструмент управления проектной деятельностью в целях реализации программы развития университета. 
100% в цифре
Вся деятельность по программе развития университета до 2030 года ведется в системе IN.TOP Projects в электронном виде:
Информация собрана в одном месте, работа проектных команд ускорилась, стало проще готовить отчеты
Руководство видит аналитику по проектам благодаря удобным дашбордам — сотрудникам не нужно тратить время на подготовку презентаций
1 день
1–2 часа
Средняя продолжительность этапа планирования проектов сократилась
Благодаря готовым шаблонам с автозаполнением документов существенно сократилось время на выполнение рутинных операций. Платформа сама верифицирует данные и заполняет реквизиты в документах — объем ручной работы сократился практически до нуля.
На 65%
Сократились трудозатраты проектного офиса и руководителей
На платформе выстроена логическая структура ведения проектов. Процессы автоматизированы: сбор заявок, маршруты согласований, планирование работ, контроль за выполнением задач.
На 45%
Сократилось среднее отклонение по срокам реализации проектов
Мониторинг осуществляется в реальном времени: все участники видят сроки и статусы и получают оповещения. Это помогает не задерживать свою часть работ и укладываться в график проекта.
1-2 дня
20 минут
Сократилось время на подготовку отчетов по проектам университета
Платформа помогает зафиксировать и оценить результаты. Настроен сбор аналитики с основными метриками по проектам в формате план/факт: бюджет, трудозатраты, эффективность команды и др.
На 90%
Сократились трудозатраты на сбор данных для подготовки отчетов по грантовым программам университета
На платформе есть аналитические дашборды, которые позволяют видеть ситуацию по проектам в различных разрезах, а также выгружать необходимую информацию в различных форматах.

Консультация по решениям IN.TOP