[Кейс NDA]
ДЕМО
ВХОД
Как мы помогли крупной фармацевтической компании превратить работу с лидерами мнений в конкурентное преимущество
NDA
Реальный кейс • ВРеМЯ ЧТЕНИЯ 15 мин
Кратко о результатах
Упростили процесс подготовки и согласования документов по мероприятиям с лидерами мнений: настроили чек-листы, перевели обмен в электронный документооборот, собрали единый цифровой архив и интегрировали платформу с 1С и CRM, чтобы данные автоматически попадали в учет и отчеты.
Трудозатраты
16 350 часов
х 8
Лояльность KOL
+18%
Материальные затраты
-22,6 млн руб.
Ошибки
-99%
О клиенте
NDA
Международный фармацевтический холдинг по созданию препаратов для лечения заболеваний, вызывающих потерю трудоспособности
1 650 человек
Количество лидеров мнений 
3 400 мероприятий
Количество проводимых мероприятий 
160 человек 
Количество сотрудников, пользующихся платформой 
Исходная ситуация
Успех в продажах фармацевтических компаний напрямую зависит от качества взаимодействия с KOL (ключевыми лидерами мнений). Но на практике это взаимодействие может стать сложным, дорогостоящим и трудно контролируемым процессом.

Вот некоторые типичные сложности: громоздкий документооборот и ручной ввод данных забирают время и ресурсы, а мероприятия часто планируются несистемно, из-за чего ими сложнее управлять.

Отдельно добавляются логистические задачи – заказ travel-услуг для лидеров мнений и организация размещения в отелях. Платежи нередко обрабатываются вручную, и на отслеживание статусов уходит много времени. В итоге контроль бюджета на мероприятия и аналитика превращаются в отдельную головную боль.
Задача клиента
Оптимизировать работу с KOL и мероприятиями: собрать данные и инструменты в единой платформе, ускорить согласования и документооборот, снизить ручные операции и издержки.

Сделать процесс управляемым: интегрировать платформу с 1С и CRM, наладить аналитику эффективности и быстрые выплаты экспертам, снизить риски по уведомлениям в РЗН.
ПОДРОБНЕЕ
Запрос клиента
В этой рутине теряется главное – эффективность работы с экспертом. Как итог – компания теряет ценные ресурсы, которые могла бы направить на свое развитие.
С похожими проблемами к нам обратилась крупная фармацевтическая компания, которая активно взаимодействует с лидерами мнений. 

Требовалось помочь новому клиенту оптимизировать бизнес-процессы, поэтому перед нами стоял ряд задач:
Задача
Зачем?
Собрать данные о KOL и инструменты для работы с ними на единой платформе
Сокращение времени на поиск и обмен информацией
Упрощение взаимодействия внутри команды
Интегрировать 1С, CRM, а также MICE- и Travel-услуги
Ускорение обмена данными с подрядчиками услуг
Исключение ошибок, упрощение работы со сторонними сервисами
Внедрить электронный документооборот
Быстрое согласование и подписание документов
Сокращение расходов на печать документов и услуги экспресс-почты
Создать единый стандарт проведения мероприятий с участием экспертов
Четкое выстраивание этапов работы: создание задачи, назначение ответственных, отслеживание бюджетов и т.д.
Систематизировать процесс подачи уведомлений в РЗН
Существенное сокращение риска штрафов при 
несвоевременной подаче уведомлений за счет автоматизации 
Настроить детальную аналитику эффективности мероприятий
Оптимизация расходов на маркетинг через data-driven подход
Подключить простой инструмент сбора обратной связи 
от участников мероприятий
Получение качественной информации, необходимой для улучшения следующих мероприятий и кампаний
Внедрить платежную систему, которая позволит быстро начислять гонорары экспертам
Укрепление лояльности KOL и улучшение репутации компании
Выбор решения
Выбрали платформу IN.TOP KOL&Events. Решение помогает фармацевтическим компаниям организовать взаимодействие с лидерами мнений и управление мероприятиями: от базы экспертов с грейдированием и ЭДО до бюджетного контроля, аналитики в дашбордах и выплат, с интеграциями с 1С и CRM.
Проект запустили в сжатые сроки: на электронный документооборот команда клиента перешла через 1 месяц после заключения договора с IN.TOP, а управление мероприятиями внедрили через 1,5 месяца.
Высокий уровень безопасности платформы IN.TOP KOL&Events 
Платформа внесена в реестр российского ПО и реестр операторов персональных данных (в соответствии с требованиями 152-ФЗ). Инфраструктура и данные размещены в России, в защищенном сегменте Cloud.ru. Система хранения и резервного копирования, а также соответствие стандарту ISO 27 001 помогают обеспечить сохранность данных и снизить операционные риски компании.
Реализация проекта
Расскажем о каждом этапе подробнее.
1.
База медицинских экспертов и грейдирование
База лидеров мнений
Сформировали базу лидеров мнений в защищенном формате. Информация об экспертах добавляется на платформу через интеграцию с CRM и интеграцию с базой от внешнего провайдера.
Профиль медицинского эксперта
В профиле доступны контактные данные и подробная информация о его профессиональной деятельности.
Грейдирование
Сам принцип формирования базы и грейдирования основан на нескольких алгоритмах:
  • Сбор данных об экспертах. IN.TOP KOL&Events систематизирует такие данные о лидерах мнений, как научные публикации, выступления на конференциях, ученые степени, опыт работы и др.

  • Грейдирование. На платформе есть полноценный функционал оценки уровня лидеров мнений с присвоением им грейдов и подтверждением выбранных компетенций: «Международный», «Национальный», «Региональный» и «Локальный». Оценка зависит от опыта эксперта и его достижений. 
Грейды лидеров мнений присваиваются в разделе «Аккредитация». Компания может выбрать критерии для оценки, присвоить итоговые баллы и обозначить стоимость услуг.
2.
Полный электронный документооборот
Перевели взаимодействие компании с лидерами мнений в электронный формат
Система автоматически:
Формирует документы по готовым шаблонам
Генерирует электронную подпись в личном кабинете эксперта
Отправляет документы на согласование ключевым руководителям компании по заданному маршруту
Отправляет уведомления ответственным лицам
Хранит документы в электронном виде в цифровом архиве
Переход на электронный документооборот в IN.TOP KOL&Events:
Быстрота и прозрачность
Роли в команде четко распределились, сократились сроки заключения договоров. Все документы хранятся на платформе и доступны в любой момент.
Экономия ресурсов
Компания больше не тратит деньги на печать и доставку экспресс-почтой документов лидерам мнений, особенно из отдаленных регионов.
Автоматизация
Система автоматически создает договоры и счета на основе согласованных шаблонов и введенных данных. Это позволяет экономить время, снижает вероятность ошибок и избавляет от необходимости каждый раз обращаться к юристу.
Так выглядит этап формирования договора 
В разделе приведены банковские реквизиты, а также условия оплаты, порядок налогообложения и предельная сумма договора.
Раздел «Контракт» 
На основе данных автоматически создается рамочный договор на срок от 1 до 3 лет. Документ формируется в защищенном формате PDF.
Юридическая значимость
Документы, подписанные электронной подписью, равнозначны бумажным по юридической силе и не вызовут претензий со стороны контролирующих органов.
Принятие к налоговому учету документов, подписанных простой электронной подписью, правомерно при условии соблюдения требований законодательства РФ, а именно: № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», № 63-ФЗ «Об электронной подписи», а также статей 252 и 54.1 Налогового кодекса РФ.
Простая электронная подпись (ПЭП)
На платформе IN.TOP используется простая электронная подпись. Чтобы начать ей пользоваться, не нужно обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр: достаточно зарегистрироваться на платформе и пройти процедуру подтверждения личности.
5 минут
Время на все процедуры
3.
Управление мероприятиями с участием лидеров мнений
Организовать мероприятие с лидерами мнений – задача не из простых. В этот процесс вовлечено множество подразделений компании, поэтому важна эффективная координация всех сотрудников.
Планирование в едином окне
Через интерфейс IN.TOP KOL&Events сотрудники компании формируют программу мероприятия, составляют предварительный и финальный бюджеты, согласовывают документы, подбирают лекторов, ставят задачи коллегам. 
Гибкая реакция на изменения
Например, если первоначальная смета превышена, платформа автоматически информирует об этом ответственного сотрудника и запускает процесс согласования по заранее настроенному маршруту. 
Простое взаимодействие с подрядчиками
Теперь клиент может договариваться с организаторами MICE-услуг, travel-агентствами через интерфейс платформы. 
Оперативное информирование
Платформа автоматически рассылает уведомления, информирует о программе мероприятий и логистике.
Удобная отчетность
Платформа позволяет быстро загружать документы, подтверждающие проведение мероприятия, проверять их и формировать отчёты.
Итоговый чек-лист помогает проверить наличие документов и файлов по завершенным мероприятиям, а также убедиться, что все этапы выполнены корректно. Клиент может самостоятельно настраивать чек-лист на платформе IN.TOP.
Доступный цифровой архив. Все материалы о мероприятиях хранятся в базе. В любой момент эти данные можно предъявить контролирующим органам для проверки.
4.
Аналитика по мероприятиям
В решении IN.TOP KOL&Events доступна аналитика в формате «план-факт» по следующим показателям:
Количество мероприятий
Количество экспертов и участников
Затраты на мероприятия
Затраты на маркетинговые мероприятия в разрезе продуктов.
Что улучшилось:
Более детальной стала оценка эффективности как отдельных мероприятий, так и мероприятий в различных разрезах (период, география, нозология, продукт и др.). Все благодаря анализу посредством интеграции с BI-инструментами.
Статистика в виде графиков с подразделами 
Позволяет подробно отследить все результаты. Данные обновляются регулярно, периодичность обновлений выбирает сама компания.
KPI и эффективность мероприятий
KPI отображается в разрезе препаратов, регионов, менеджеров, либо самих KOL. Эффективность оценивается по нескольким направлениям: по запланированным и проведенным мероприятиям, затратам на них, количеству участников и т. д.
Существенно ускорилось формирование верхнеуровневых отчетов для оценки KPI
Сотрудники и руководители всегда имеют доступ к актуальной аналитике мероприятий, что позволяет им контролировать ситуацию и принимать обоснованные решения
5.
Система сбора обратной связи
Раньше компании приходилось вручную собирать и обрабатывать отзывы от участников лекций, но теперь все процессы автоматизированы.
Отзывы по QR-коду
Участники могут оставлять отзывы с помощью QR-кода, который создается на платформе и может размещаться на экране в конце мероприятия. QR-код ведет к стандартному опроснику: это позволяет быстро собрать и обработать отзывы, а также привязать их к конкретному мероприятию.
Детальный анализ
Собранные и обобщенные таким образом данные позволяют оценить эффективность мероприятий по различным критериям: качество работы лектора, ценность контента, качество организации мероприятия и так далее. 
Детальный анализ обратной связи с визуализацией позволяет выявлять точки роста и работать с ними .
6.
Платежный сервис
Внедрили удобную систему управления выплатами для лидеров мнений.
Никаких ошибок
Человеческий фактор исключен: система автоматически обрабатывает все платежи и согласования, проверяет лимиты выплат и налоговый статус, генерирует отчеты.
Напоминание об оплате
После подписания акта бухгалтер получает напоминание о необходимости произвести оплату.
Пример автоматически сформированного документа 
Акт, подтверждающий оказание услуг. В нем указаны фактическая единица работ, цены, реквизиты заказчика и исполнителя. Документ заверяется электронной подписью с обеих сторон
Мгновенные выплаты
Деньги на счета лекторов теперь поступают двумя способами: через интеграцию с 1С или с помощью перевода через номинальный счет в банке.
Прозрачность для всех
Компания и эксперт в любой момент могут просматривать информацию о платежах, а также контракты, заказы и акты.
Удобное отслеживание
Финансовый трекер позволяет лидерам мнений проверять статус выплат в режиме реального времени.
Быстрая помощь
Встроенный чат поддержки помогает оперативно решать любые вопросы.
Результаты проекта
В цифрах
Команда IN.TOP предоставила фармацевтической 
компании мощный инструмент для эффективного взаимодействия с лидерами мнений.
Внедрение электронного документооборота в несколько раз сократило время согласования документов с экспертами
Интеграция с 1С позволила сотрудникам экономить несколько часов рабочего времени в месяц. Теперь они могут не думать о рутине
Автоматизация выплат ускорила начисление гонораров экспертам, что повысило их лояльность
Компания может визуализировать ключевые показатели эффективности (KPI) и оценивать рентабельность инвестиций (ROI) каждого мероприятия с помощью BI-инструментов
1.
Сокращение времени на ключевые операции
2 часа
13 минут
Добавление эксперта и грейдирование
2-3 недели
1-2 дня
Согласование документов
1-2 недели
1-2 дня
Согласование мероприятий
2 часа
6 мин
Обработка выплат
2.
Оптимизация трудозатрат
9 850 часов экономии
~5 чел
Обработка выплат
6 650 часов экономии
~3 чел
Согласование мероприятий
3.
Сэкономленные средства
Переход на электронный документооборот
7,7 млн руб.
Услуги экспресс-почты
9,8 млн руб.
Экономия на подготовке мероприятий
5,1 млн руб.
Итоговый эффект:
22,6 млн руб.
4.
Другие результаты
-99% ошибок
Снижение ошибок в транзакциях
+18% лояльности
Повышение лояльности лидеров мнений 
Мы обеспечили высокий уровень безопасности данных, защитив их от утечек и взлома. Данные хранятся в защищенном сегменте облака, соответствующего требованиям международного стандарта по информационной безопасности ISO 27 001 и ФЗ РФ № 152 «О персональных данных»

Консультация по решениям IN.TOP

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данныхи соглашаетесь c политикой конфиденциальности