[Кейс NDA]

Задача

Результаты

Кейсы

О нас

I am ready for a long road flight for work with a week- or months-long projects.

ДЕМО

ВХОД

Как мы помогли крупной фармацевтической компании превратить работу с лидерами мнений в конкурентное преимущество

СКАЧАТЬ PDF

NDA

Реальный кейс • ВРеМЯ ЧТЕНИЯ 15 мин

Кратко о результатах

до/после

Упростили процесс подготовки и согласования документов по мероприятиям с лидерами мнений: настроили чек-листы, перевели обмен в электронный документооборот, собрали единый цифровой архив и интегрировали платформу с 1С и CRM, чтобы данные автоматически попадали в учет и отчеты.

Трудозатраты

16 350 часов

х 8

Лояльность KOL

+18%

Материальные затраты

-22,6 млн руб.

Ошибки

-99%

О клиенте

NDA

Международный фармацевтический холдинг по созданию препаратов для лечения заболеваний, вызывающих потерю трудоспособности

1 650 человек

Количество лидеров мнений

3 400 мероприятий

Количество проводимых мероприятий

160 человек

Количество сотрудников, пользующихся платформой

Исходная ситуация

Успех в продажах фармацевтических компаний напрямую зависит от качества взаимодействия с KOL (ключевыми лидерами мнений). Но на практике это взаимодействие может стать сложным, дорогостоящим и трудно контролируемым процессом.

Вот некоторые типичные сложности: громоздкий документооборот и ручной ввод данных забирают время и ресурсы, а мероприятия часто планируются несистемно, из-за чего ими сложнее управлять.

Отдельно добавляются логистические задачи – заказ travel-услуг для лидеров мнений и организация размещения в отелях. Платежи нередко обрабатываются вручную, и на отслеживание статусов уходит много времени. В итоге контроль бюджета на мероприятия и аналитика превращаются в отдельную головную боль.

Задача клиента

Оптимизировать работу с KOL и мероприятиями: собрать данные и инструменты в единой платформе, ускорить согласования и документооборот, снизить ручные операции и издержки.

Сделать процесс управляемым: интегрировать платформу с 1С и CRM, наладить аналитику эффективности и быстрые выплаты экспертам, снизить риски по уведомлениям в РЗН.

ПОДРОБНЕЕ

Запрос клиента

В этой рутине теряется главное – эффективность работы с экспертом. Как итог – компания теряет ценные ресурсы, которые могла бы направить на свое развитие.

С похожими проблемами к нам обратилась крупная фармацевтическая компания, которая активно взаимодействует с лидерами мнений.

Требовалось помочь новому клиенту оптимизировать бизнес-процессы, поэтому перед нами стоял ряд задач:

Задача

Зачем?

Собрать данные о KOL и инструменты для работы с ними на единой платформе

Сокращение времени на поиск и обмен информацией

Упрощение взаимодействия внутри команды

Интегрировать 1С, CRM, а также MICE- и Travel-услуги

Ускорение обмена данными с подрядчиками услуг

Исключение ошибок, упрощение работы со сторонними сервисами

Внедрить электронный документооборот

Быстрое согласовывание и подписание документов

Сокращение расходов на печать документов и услуги экспресс-почты

Создать единый стандарт проведения мероприятий с участием экспертов

Четкое выстраивание этапов работы: создание задачи, назначение ответственных, отслеживание бюджетов и т.д.

Систематизировать процесс подачи уведомлений в РЗН

Существенное сокращение риска штрафов при
несвоевременной подаче уведомлений за счет автоматизации

Настроить детальную аналитику эффективности мероприятий

Оптимизация расходов на маркетинг через data-driven подход

Подключить простой инструмент сбора обратной связи
от участников мероприятий

Получение качественной информации, необходимой для улучшения следующих мероприятий и кампаний

Внедрить платежную систему, которая позволит быстро начислять гонорары экспертам

Укрепление лояльности KOL и улучшение репутации компании

Выбор решения

Выбрали платформу IN.TOP KOL&Events. Решение помогает фармацевтическим компаниям организовать взаимодействие с лидерами мнений и управление мероприятиями: от базы экспертов с грейдированием и ЭДО до бюджетного контроля, аналитики в дашбордах и выплат, с интеграциями с 1С и CRM.

Проект запустили в сжатые сроки: на электронный документооборот команда клиента перешла через 1 месяц после заключения договора с IN.TOP, а управление мероприятиями внедрили через 1,5 месяца.

Высокий уровень безопасности платформы IN.TOP KOL&Events

Платформа внесена в реестр российского ПО и реестр операторов персональных данных (в соответствии с требованиями 152-ФЗ). Инфраструктура и данные размещены в России, в защищенном сегменте Cloud.ru. Система хранения и резервного копирования, а также соответствие стандарту ISO 27 001 помогают обеспечить сохранность данных и снизить операционные риски компании.

Реализация проекта

Расскажем о каждом этапе подробнее.

1.

База медицинских экспертов и грейдирование

База лидеров мнений

Сформировали базу лидеров мнений в защищенном формате. Информация об экспертах добавляется на платформу через интеграцию с CRM и интеграцию с базой от внешнего провайдера.

Профиль медицинского эксперта

В профиле доступны контактные данные и подробная информация о его профессиональной деятельности.

Грейдирование

Сам принцип формирования базы и грейдирования основан на нескольких алгоритмах:

Сбор данных об экспертах. IN.TOP KOL&Events систематизирует такие данные о лидерах мнений, как научные публикации, выступления на конференциях, ученые степени, опыт работы и др.

Грейдирование. На платформе есть полноценный функционал оценки уровня лидеров мнений с присвоением им грейдов и подтверждением выбранных компетенций: «Международный», «Национальный», «Региональный» и «Локальный». Оценка зависит от опыта эксперта и его достижений.

Грейды лидеров мнений присваиваются в разделе «Аккредитация». Компания может выбрать критерии для оценки, присвоить итоговые баллы и обозначить стоимость услуг.

2.

Полный электронный документооборот

Перевели взаимодействие компании с лидерами мнений в электронный формат

Система автоматически:

Формирует документы по готовым шаблонам

Генерирует электронную подпись в личном кабинете эксперта

Отправляет документы на согласование ключевым руководителям компании по заданному маршруту

Отправляет уведомления ответственным лицам

Хранит документы в электронном виде в цифровом архиве

Переход на электронный документооборот в IN.TOP KOL&Events:

Быстрота и прозрачность

Роли в команде четко распределились, сократились сроки заключения договоров. Все документы хранятся на платформе и доступны в любой момент.

Экономия ресурсов

Компания больше не тратит деньги на печать и доставку экспресс-почтой документов лидерам мнений, особенно из отдаленных регионов.

Автоматизация

Система автоматически создает договоры и счета на основе согласованных шаблонов и введенных данных. Это позволяет экономить время, снижает вероятность ошибок и избавляет от необходимости каждый раз обращаться к юристу.

Так выглядит этап формирования договора

В разделе приведены банковские реквизиты, а также условия оплаты, порядок налогообложения и предельная сумма договора.

Раздел “Контракт”

На основе данных автоматически создается рамочный договор на срок от 1 до 3 лет. Документ формируется в защищенном формате PDF.

Юридическая значимость

Документы, подписанные электронной подписью, равнозначны бумажным по юридической силе и не вызовут претензий со стороны контролирующих органов.

Принятие к налоговому учету документов, подписанных простой электронной подписью, правомерно при условии соблюдения требований законодательства РФ, а именно: № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», № 63-ФЗ «Об электронной подписи», а также статей 252 и 54.1 Налогового кодекса РФ.

Простая электронная подпись (ПЭП)

На платформе IN.TOP используется простая электронная подпись. Чтобы начать ей пользоваться, не нужно обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр: достаточно зарегистрироваться на платформе и пройти процедуру подтверждения личности.

5 минут

Время на все процедуры

3.

Управление мероприятиями с участием лидеров мнений

Организовать мероприятие с лидерами мнений – задача не из простых. В этот процесс вовлечено множество подразделений компании, поэтому важна эффективная координация всех сотрудников.

Планирование в едином окне

Через интерфейс IN.TOP KOL&Events сотрудники компании формируют программу мероприятия, составляют предварительный и финальный бюджеты, согласовывают документы, подбирают лекторов, ставят задачи коллегам.

Гибкая реакция на изменения

Например, если первоначальная смета превышена, платформа автоматически информирует об этом ответственного сотрудника и запускает процесс согласования по заранее настроенному маршруту.

Простое взаимодействие с подрядчиками

Теперь клиент может договариваться с организаторами MICE-услуг, travel-агентствами через интерфейс платформы.

Оперативное информирование

Платформа автоматически рассылает уведомления, информирует о программе мероприятий и логистике.

Удобная отчетность

Платформа позволяет быстро загружать документы, подтверждающие проведение мероприятия, проверять их и формировать отчёты.

Итоговый чек-лист помогает проверить наличие документов и файлов по завершенным мероприятиям, а также убедиться, что все этапы выполнены корректно. Клиент может самостоятельно настраивать чек-лист на платформе IN.TOP.

Доступный цифровой архив. Все материалы о мероприятиях хранятся в базе. В любой момент эти данные можно предъявить контролирующим органам для проверки.

4.

Аналитика по мероприятиям

В решении IN.TOP KOL&Events доступна аналитика в формате «план-факт» по следующим показателям:

Количество мероприятий

Количество экспертов и участников

Затраты на мероприятия

Затраты на маркетинговые мероприятия в разрезе продуктов.

Что улучшилось:

Более детальной стала оценка эффективности как отдельных мероприятий, так и мероприятий в различных разрезах (период, география, нозология, продукт и др.). Все благодаря анализу посредством интеграции с BI-инструментами.

Статистика в виде графиков с подразделами

Позволяет подробно отследить все результаты. Данные обновляются регулярно, периодичность обновлений выбирает сама компания.

KPI и эффективность мероприятий

KPI отображается в разрезе препаратов, регионов, менеджеров, либо самих KOL. Эффективность оценивается по нескольким направлениям: по запланированным и проведенным мероприятиям, затратам на них, количеству участников и т. д.

Существенно ускорилось формирование верхнеуровневых отчетов для оценки KPI

Сотрудники и руководители всегда имеют доступ к актуальной аналитике мероприятий, что позволяет им контролировать ситуацию и принимать обоснованные решения

5.

Система сбора обратной связи

Раньше компании приходилось вручную собирать и обрабатывать отзывы от участников лекций, но теперь все процессы автоматизированы.

Отзывы по QR-коду

Участники могут оставлять отзывы с помощью QR-кода, который создается на платформе и может размещаться на экране в конце мероприятия. QR-код ведет к стандартному опроснику: это позволяет быстро собрать и обработать отзывы, а также привязать их к конкретному мероприятию.

Детальный анализ

Собранные и обобщенные таким образом данные позволяют оценить эффективность мероприятий по различным критериям: качество работы лектора, ценность контента, качество организации мероприятия и так далее.

Детальный анализ обратной связи с визуализацией позволяет выявлять точки роста и работать с ними .

6.

Платежный сервис

Внедрили удобную систему управления выплатами для лидеров мнений.

Никаких ошибок

Человеческий фактор исключен: система автоматически обрабатывает все платежи и согласования, проверяет лимиты выплат и налоговый статус, генерирует отчеты.

Напоминание об оплате

После подписания акта бухгалтер получает напоминание о необходимости произвести оплату.

Пример автоматически сформированного документа

Акт, подтверждающий оказание услуг. В нем указаны фактическая единица работ, цены, реквизиты заказчика и исполнителя. Документ заверяется электронной подписью с обеих сторон

Мгновенные выплаты

Деньги на счета лекторов теперь поступают двумя способами: через интеграцию с 1С или с помощью перевода через номинальный счет в банке.

Прозрачность для всех

Компания и эксперт в любой момент могут просматривать информацию о платежах, а также контракты, заказы и акты.

Удобное отслеживание

Финансовый трекер позволяет лидерам мнений проверять статус выплат в режиме реального времени.

Быстрая помощь

Встроенный чат поддержки помогает оперативно решать любые вопросы.

Результаты проекта

В цифрах

Команда IN.TOP предоставила фармацевтической
компании мощный инструмент для эффективного взаимодействия с лидерами мнений.

Внедрение электронного документооборота в несколько раз сократило время согласования документов с экспертами

Интеграция с 1С позволила сотрудникам экономить несколько часов рабочего времени в месяц. Теперь они могут не думать о рутине

Автоматизация выплат ускорила начисление гонораров экспертам, что повысило их лояльность

Компания может визуализировать ключевые показатели эффективности (KPI) и оценивать рентабельность инвестиций (ROI) каждого мероприятия с помощью BI-инструментов

1.

Сокращение времени на ключевые операции

2 часа

13 минут

Добавление эксперта и грейдирование

2-3 недели

1-2 дня

Согласование документов

1-2 недели

1-2 дня

Согласование мероприятий

2 часа

6 мин

Обработка выплат

2.

Оптимизация трудозатрат

9 850 часов экономии

~5 чел

Обработка выплат

6 650 часов экономии

~3 чел

Согласование мероприятий

3.

Сэкономленные средства

Переход на электронный документооборот

7,7 млн руб.

Услуги экспресс-почты

9,8 млн руб.

Экономия на подготовке мероприятий

5,1 млн руб.

Итоговый эффект:

22,6 млн руб.

4.

Другие результаты

-99% ошибок

Снижение ошибок в транзакциях

+18% лояльности

Повышение лояльности лидеров мнений

Мы обеспечили высокий уровень безопасности данных, защитив их от утечек и взлома. Данные хранятся в защищенном сегменте облака, соответствующего требованиям международного стандарта по информационной безопасности ISO 27 001 и ФЗ РФ № 152 «О персональных данных»