I am ready for a long road flight for work with a week- or months-long projects.

Государственный университет автоматизировал проектную деятельность с помощью решения IN.TOP Projects – теперь вся работа по программе развития вуза до 2030 года ведется в электронном виде

СКАЧАТЬ PDF

NDA

Реальный кейс • ВРеМЯ ЧТЕНИЯ 15 мин

Кратко о результатах

до/после

Цифровая система управления проектами помогла ускорить процессы, сократить трудозатраты и качественно реализовывать проекты, включая проекты по программе «Приоритет-2030».

Вся информация собрана в одном месте, работа проектных команд стала удобнее и существенно сократилось время на подготовку отчетов.

Руководство университета видит всю картину по проектной деятельности благодаря дашбордам с аналитикой, которая формируется в режиме реального времени.

Средняя продолжительность этапа планирования проектов

1 день

1-2 часа

Время на подготовку отчетов по проектам университета

1-2 дня

20 минут

Сокращение трудозатрат на согласование инициатив, запуск, мониторинг и контроль проектов

–

на 65%

Сокращение отклонений по срокам реализации проектов

–

на 45%

О клиенте

NDA

К специалистам IN.TOP обратился государственный университет, входящий в перечень опорных вузов:

возникла потребность автоматизировать проектную деятельность в целях реализации программы развития университета.

Помимо базовых процессов — образования и науки, в университете запускаются инфраструктурные, трансформационные, зарубежные, молодежные и другие проекты.

Есть более простые задачи вроде организации конференции, а есть стратегически важные проекты, которые реализуются в рамках грантовых программ.

1 500+

Всего сотрудников вуза

7 300+

Количество студентов

5 человек

Проектный офис

60+

Профиль проектов со сроком реализации от 1 месяца до 7 лет

Исходная ситуация

Для реализации любого проекта университет выделяет ресурсы и собирает рабочую группу — она может включать как штатных сотрудников, так и внешних специалистов. В проектах задействованы разные структуры: преподавательский состав, отдел кадров, закупок, бухгалтерия, расчетный и финансовый отдел, ректорат. И всё это курирует проектный офис, который разрабатывает методологию ведения проектов и обеспечивает функциональную поддержку.

Когда параллельно ведутся десятки проектов, их сложно контролировать. Нет единого источника данных, единого алгоритма управления — всё двигается с большим трудом. Пытались справиться с этим вручную при помощи офисных программ, но это не помогало отследить всю цепочку работы над проектами. Отчеты готовились в разных форматах и с разным качеством. Возникали и другие трудности. Очевидно, что для работы с таким массивом данных без современных технологий не обойтись.

Решили организовать проектную деятельность в единой системе и автоматизировать процессы, чтобы сотрудникам было проще работать с документами, контролировать задачи и без ошибок формировать отчеты.

Выбор решения

Распространенные проблемы, связанные с работой автоматизированных систем — запутанный интерфейс, в котором сложно разобраться сотрудникам без специальных знаний, а также несоответствие требованиям информационной безопасности. Это критично для вузов, у которых многое завязано на персональных данных. А значит, у платформы управления проектами должен быть удобный функционал и соответствующий класс защиты.

Выбрали систему управления проектами IN.TOP Projects

Это облачное решение, которое специально разработано для автоматизации проектной деятельности университетов. Платформа предлагает широкий набор инструментов — сбор инициатив, ведение реестра проектов, управление ресурсами и рисками, распределение и контроль задач, аналитику и электронный архив. Решение может быть кастомизировано: модули системы настраиваются под методологию ведения проектов конкретного вуза. 

У платформы открытое API — технология безопасной передачи данных между разными системами: можно синхронизироваться с другими программами, которые использует университет. 

Платформа IN.TOP работает через браузер с любого устройства — компьютера, планшета, телефона. После короткого обучения пользователи комфортно работают в системе — в интерфейсе разобраться несложно.

Ограничений по количеству подключенных пользователей на платформе нет

IN.TOP Projects подходит как для организации мероприятий, так и для масштабных проектов, в которых задействованы десятки исполнителей.

Высокий уровень безопасности платформы IN.TOP Contractors

Платформа внесена в реестр российского ПО и реестр операторов персональных данных (согласно требованиям 152-ФЗ). Техническая инфраструктура и данные платформы хранятся в России, в защищенном сегменте Cloud.ru. Cистема хранения и резервного копирования, соответствие высоким требованиям по информационной безопасности по стандарту ISO 27 001 обеспечивают сохранность данных и минимизируют операционные риски компании.

Цели внедрения

Проектный офис университета поставил цели, которых нужно было достичь в результате внедрения системы управления проектами:

1.

Перевести всю работу по программе развития университета до 2030 года в электронный формат.

2.

Сократить время на согласование проектных заявок.

3.

Сократить время на подготовку и утверждение паспортов проектов.

4.

Настроить планировщик с мониторингом выполнения задач и прохождением контрольных точек, чтобы сократить отклонение проектов по срокам.

5.

Сократить трудозатраты на подготовку и сбор отчетности для «Социоцентра» и снизить количество ошибок в документах.

6.

Синхронизировать процессы проектного и финансового управления — подготовку смет и учет затрат, чтобы бухгалтеры не вносили данные вручную.

7.

Создать цифровой архив проектов для быстрого доступа к материалам.

8.

Скоординировать работу гибридных команд (штатных и внештатных специалистов) — с доступом пользователей к системе в соответствии с политикой безопасности.

9.

Провести обучение пользователей и передать поддержку первой линии администраторам вуза.

Рассказываем о том, как проектному офису университета вместе со специалистами IN. TOP удалось достичь этих целей.

Реализация проекта

В университете разработан регламент проектной деятельности. Специалисты IN. TOP провели с сотрудниками проектного офиса серию интервью и разложили все требования на блоки:

как именно университет хочет видеть процессы на своей стороне. На основании этой информации настроили в системе маршруты движения проектов по этапам: инициация, планирование, исполнение, мониторинг и контроль, завершение.

Расскажем о каждом этапе подробнее.

1.

Автоматизировали этап подготовки и согласования заявок на проекты

Свели в единую систему сбор и согласование заявок на проекты в рамках всех политик университета — научно-образовательной, зарубежной, молодежной, трансформационной и пр.

Заявки загружаются в систему IN. TOP Projects для оценки и приоритезации. Данные заполняются по шаблону. В карточку заявки можно загрузить необходимые документы: презентации проектов, протоколы заседаний и пр.

Комиссия изучает документы: оценивает в разрезе стратегических целей университета, определяет целевые показатели и необходимые ресурсы, голосует на платформе и назначает ответственного за реализацию проекта.

Принятая заявка переходит в раздел «Проекты», и тогда на платформе запускается следующий процесс — подготовка и согласование паспорта проекта.

Проектный комитет получает уведомление о том, что заявка поступила на платформу; по всем этапам согласования настроена цепочка шагов.

2.

Автоматизировали процесс подготовки паспортов проектов и приказов

Паспорт нового проекта в системе формируется по шаблону, причем для разных типов проектов предусмотрены свои формы.

Например, у шаблона для мероприятий более простая структура, для исследовательского проекта — более содержательная, а шаблон проекта «Приоритет-2030» включает дополнительные сведения, которые требует госпрограмма. Так сотрудникам проще вносить информацию — сразу видно, какие разделы обязательны. При этом выводятся подсказки с примерами заполненных полей, и данные вносятся без ошибок.

Создать проект в системе IN.TOP Projects можно по готовому шаблону.

Сначала заполняется «Карточка проекта»:

Наименование проекта

Уникальный идентификационный номер

ФИО/должность куратора и руководителя

Тип проекта, например: образовательный, научно-исследовательский, трансформационный, инфраструктурный, международный или стратегический

Другие нужные сведения

Данные из карточки автоматически подтягиваются в паспорт проекта. Дополнительно в нем заполняются поля:

Дата начала реализации проекта и планируемая дата завершения

Цель и задачи проекта, актуальность

Связь со стратегическими проектами и политиками программы развития вуза

Источники финансирования проекта

Описание имеющегося задела — предварительных наработок по проекту и объем уже выполненных работ

Заказчик, партнеры, целевая аудитория проекта

Целевые результаты и пр

Для каждого проекта устанавливаются целевые показатели

Например, размер планируемых доходов от НИОКР и выполнения научно-технических услуг, или количество студентов, которые должны пройти обучение по новой программе вуза.

В процессе реализации проекта достижение запланированных показателей можно отслеживать в разрезе периода или отдельных мероприятий и в случае отклонений вовремя принимать меры

Смета проекта

Затем планируются ресурсы и формируется состав рабочей группы. Здесь же появится бюджет проекта с указанием источников финансирования — эти данные автоматически подтягиваются из раздела «Смета».

Смета 1. Расходы проекта

Начальная смета формируется во вкладе «План» и после утверждения не редактируется. Здесь вносятся данные в процессе реализации проекта — отображаются проведенные платежи, изменение статей расходов, стоимости закупок. По завершении проекта перечень затрат можно выгрузить для анализа.

Расходы проекта с вкладками «Базовый план», «Оперативный план», «Факт»

Смета 2. Доходы

Здесь формируется доходная часть проекта — сколько университет планирует заработать. Во вкладке «Оперативный план» можно отслеживать статус поступлений и вовремя реагировать на отклонения, а по итогу сравнить «план/факт».

Доходы проекта с вкладками «Базовый план», «Оперативный план», «Факт»

Смета 3. Отчеты

В этом разделе автоматически отображаются данные по расходам/доходам. Выгрузить сводный отчет можно одним нажатием кнопки.

Отчеты проекта с кнопкой «Экспорт»

Что входит в смету проекта:

Выплаты сотрудникам и внешним специалистам

Закупка работ и услуг, например: публикация научных статей, транспорт, связь, ремонт помещений и пр.

Закупка материальных и нематериальных активов, например: права на результаты интеллектуальной деятельности, оборудование и программное обеспечение, технологическая оснастка и пр.

Уплата в бюджет налогов, сборов и иных платежей

Командировочные и другие расходы

Маршрут согласования паспорта проекта на платформе тоже автоматизирован

Сначала документ отправляется на одобрение проектному офису, а затем — всем заинтересованным подразделениям. Готовый паспорт проекта можно подписать на платформе простой электронной подписью (ПЭП) и сохранить в pdf.

В реестре виден статус паспорта проекта: черновик, в работе, согласован

3.

Настроили планировщик с мониторингом задач и прохождением контрольных точек

Планирование

План работ — основной блок проекта. Здесь создаются этапы, которые нужно декомпозировать на задачи и подзадачи и обозначить вехи (контрольные точки). Для каждого элемента определяются даты начала и завершения, планируемая трудоемкость в часах. Назначаются исполнители. По каждой задаче и этапу можно сравнить план/факт и приложить документацию, из которой формируется архив проекта.

Оперативное уведомление и комментарии

После выполнения задачи исполнитель ставит отметку о выполнении в системе и прикрепляет подтверждающие документы. Если не уложился в срок, то сдвигает срок по задаче и дает комментарии — почему так получилось и что он будет делать дальше

Мониторинг и контроль

Руководителям проектов нужно отслеживать задачи и анализировать возможные риски. А еще — предоставлять отчетность всем заинтересованным лицам. На платформе IN. TOP эти процессы автоматизированы: можно видеть в реальном времени, что происходит с проектом — задачи, сроки и статусы.

В университете разработана модель оценки рисков проектов. По ней специалисты IN. TOP настроили в системе раздел, в котором заполняются критерии оценки рисков, вероятность их наступления и влияние на проект. При наличии существенных рисков команда описывает в проекте способы решения проблемы — как эти риски нивелировать.

Если критично сдвинулись сроки выполнения задачи по проекту или превышен бюджет, то руководитель получит уведомление об этом и сможет вовремя принять меры.

Завершение проекта

Платформа поможет сформировать итоговый отчет и оценить результат: проект соответствует планируемым показателям, превысил их или не достиг. Прилагаются сканы документов, подтверждающих выполнение работ. Все отчеты можно выгрузить в PDF/Excel и при необходимости распечатать.

Аналитика — по проекту и сводная

В IN. TOP Projects встроены инстументы визуализации для анализа данных и принятия управленческих решений. Аналитика выводится в виде дашбордов — наглядных отчетов и графиков. Можно оценить отдельный проект или проектную деятельность университета в целом — в разрезе периода, затрат, доходов, просрочек, эффективности работы специалистов.

Дашборд отображает статистику по всем текущим проектам университета — можно быстро предоставить отчетность руководству

Аналитика и эффективность сотрудников

Аналитика позволяет оценить достижение целевых показателей проекта и эффективность сотрудников университета, которые в нём были задействованы.

4.

Синхронизировали проектную деятельность с работой финансовых служб

Проектный офис взаимодействует с финансовыми подразделениями университета, которые работают в 1С. Сделали интеграцию с учетной системой и теперь все нужные данные из неё поступают в проектный модуль платформы: произведенные бухгалтерией оплаты, закрывающие документы и пр. И наоборот: сформированные на платформе документы автоматически передаются в 1С.

Настроена привязка финансовых ресурсов к проектам. Теперь бухгалтеры понимают, к чему относится закупка и не тратят время на ручной ввод данных из таблиц, которые раньше присылал проектный офис. Весь документооборот синхронизирован.

Финансовая отчетность без путаницы и ошибок

С помощью решения IN.TOP Projects проще формировать финансовую отчетность по проектам. Финансовая отчетность без путаницы в учете затрат, ошибок в итоговой смете и расхождений между фактическими доходами/расходами и проектными показателям

5.

Создали цифровой архив проектной деятельности университета

Цифровой архив

Любой проект генерирует большое количество данных. Презентации, паспорта проектов, приказы, контракты, служебные записки, финансовые документы, отчеты — всё это нужно где-то хранить. Для этого на платформе создан электронный архив, удобно структурированный для быстрого поиска по тегам, например: внутренний проект, Передовые инженерные школы, Приоритет-2030 и др.

Если в команду добавляется новый участник, он может ознакомится со всеми материалами и быстрее погрузиться в проект.

Быстрый доступ к любому документу

Для предоставления отчетности архиве проекта можно быстро найти любой документ — перечень затрат, показатели проекта, договоры, служебные записки и пр.

6.

Настроили доступ к системе в соответствии с политикой безопасности

Матрица ролей и полномочий

Для пользователей платформы настраиваются разные роли, например: куратор, руководитель, менеджер проекта, администратор. Для каждой роли предусмотрен свой уровень доступа, чтобы каждый работал в системе в рамках своих полномочий и задач. Это сделано для того, чтобы обеспечить безопасность данных. При этом одному пользователю можно присвоить несколько ролей.

Вуз часто привлекает на проекты внешних специалистов. Взаимодействие с ними на платформе тоже автоматизировано — от составления договора до подписания акта выполненных работ

Внешний исполнитель получает на электронную почту приглашение на платформу IN. TOP, переходит по ссылке и регистрируется в системе с согласием на обработку персональных данных. Здесь же он получает простую электронную подпись и подписывает с университетом типовой договор (его форма уже согласована всеми подразделениями университета). Вся процедура занимает не более 15 минут. После этого руководитель проекта может ставить исполнителю задачи и отслеживать статус. А после завершения работ система уведомит о том, что нужно подписать документы и произвести оплату.

В справочнике платформы заведены шаблоны договоров, закрывающих документов и отчетных форм, которые формируются в защищенном pdf-формате. Учтены все законодательные нюансы: заведены разные шаблоны договоров и процедуры приемки работ для ИП, самозанятых и физических лиц без налогового статуса.

7.

Провели обучение пользователей и передали поддержку системы проектному офису

Когда все блоки платформы были собраны и настроены, специалисты IN.TOP провели обучение пользователей. Показали, в каких разделах вносить данные, как загружать и подписывать документы, ставить задачи, формировать отчеты.

Потом передали знания администраторам проектного офиса. Теперь сотрудники университета управляют настройками без помощи ИТ-специалистов: могут добавить или исправить шаблон, внести изменения в справочники. Это называется «первая линия поддержки».

Первый месяц после внедрения системы специалисты IN.TOP оказывали постоянную поддержку: отвечали на вопросы, разрабатывали инструкции для дальнейшей работы пользователей. Когда передали права администраторам проектного офиса, подключили вторую линию поддержки — решение технических вопросов, связанных с функционированием платформы.

Результаты проекта

В цифрах

С помощью решения IN.TOP Projects университет получил современный инструмент управления проектной деятельностью в целях реализации программы развития университета.

100% в цифре

Вся деятельность по программе развития университета до 2030 года ведется в системе IN.TOP Projects в электронном виде:

Информация собрана в одном месте, работа проектных команд ускорилась, стало проще готовить отчеты

Руководство видит аналитику по проектам благодаря удобным дашбордам — сотрудникам не нужно тратить время на подготовку презентаций

1 день

1–2 часа

Средняя продолжительность этапа планирования проектов сократилась

Благодаря готовым шаблонам с автозаполнением документов существенно сократилось время на выполнение рутинных операций. Платформа сама верифицирует данные и заполняет реквизиты в документах — объем ручной работы сократился практически до нуля.

На 65%

Сократились трудозатраты проектного офиса и руководителей

На платформе выстроена логическая структура ведения проектов. Процессы автоматизированы: сбор заявок, маршруты согласований, планирование работ, контроль за выполнением задач.

На 45%

Сократилось среднее отклонение по срокам реализации проектов

Мониторинг осуществляется в реальном времени: все участники видят сроки и статусы и получают оповещения. Это помогает не задерживать свою часть работ и укладываться в график проекта.

1-2 дня

20 минут

Сократилось время на подготовку отчетов по проектам университета

Платформа помогает зафиксировать и оценить результаты. Настроен сбор аналитики с основными метриками по проектам в формате план/факт: бюджет, трудозатраты, эффективность команды и др.

На 90%

Сократились трудозатраты на сбор данных для подготовки отчетов по грантовым программам университета

На платформе есть аналитические дашборды, которые позволяют видеть ситуацию по проектам в различных разрезах, а также выгружать необходимую информацию в различных форматах.