[Кейс Heel]

I am ready for a long road flight for work with a week- or months-long projects.

Компания Heel автоматизировала работу с путевыми листами с помощью платформы IN.TOP Transport — проект окупился за два месяца

СКАЧАТЬ PDF

ЧИТАТЬ КЕЙС

Heel

Реальный кейс • ВРеМЯ ЧТЕНИЯ 15 мин

Кратко о результатах

С помощью платформы IN. TOP компания «Хеель» перевела в цифровой формат всю отчетность по служебным поездкам и в разы ускорила заполнение путевых листов.

В цифрах

до/после

Время на формирование путевого листа за месяц

3 часа

30 минут

Ежемесячные затраты
на пересылку авансовых отчетов

~5,8 млн руб. в год

Снижение затрат на бумагу и экспресс-почту

~1,2 млн руб. в год

Выбор решения

Один из ключевых приоритетов для «Хеель» — автоматизация рабочих процессов, которые напрямую влияют на ключевые показатели эффективности. В большинстве случаев внедрение ИТ-систем требует серьезных вложений в разработку и интеграцию с текущими бизнес-процессами, отнимая много ресурсов. 
Компания искала инструмент для автоматизации учета путевых листов, который можно успешно внедрить без капитальных затрат. Выбрали платформу IN.TOP Transport — это облачное решение, которое подстраивается под существующую в компании ИТ-инфраструктуру и не требует усилий штатных специалистов для развертывания.

Платформа IN.TOP Transport работает как конструктор

Включает ядро и готовые функциональные модули — их можно собирать и настраивать под задачи компании. При этом можно делать интеграцию с внутренними и внешними сервисами и добавлять новые модули для развития системы. Такое решение обходится в 2−3 раза дешевле по сравнению с программами, которые нужно разрабатывать с нуля.

IN.TOP Transport — веб-ориентированная платформа

Работает через браузер, адаптируется под любое устройство и выглядит на экране планшета как мобильное приложение. Пользователям доступен личный кабинет, где можно оформлять и подписывать документы, загружать фото и сканы, а при необходимости — уточнять вопросы через встроенный чат. Преимущество решения — в стабильном подключении: платформа работает без сбоев.

Высокий уровень безопасности платформы IN.TOP Transport

Платформа внесена в реестр российского ПО и реестр операторов персональных данных (согласно требованиям 152-ФЗ). Техническая инфраструктура и данные платформы хранятся в России, в защищенном сегменте Cloud.ru. Cистема хранения и резервного копирования, соответствие высоким требованиям по информационной безопасности по стандарту ISO 27 001 обеспечивают сохранность данных и минимизируют операционные риски компании.

Платформа IN.TOP Transport работает как конструктор

Включает ядро и готовые функциональные модули — их можно собирать и настраивать под задачи компании. При этом можно делать интеграцию с внутренними и внешними сервисами и добавлять новые модули для развития системы. Такое решение обходится в 2–3 раза дешевле по сравнению с программами, которые нужно разрабатывать с нуля.

Задача клиента

Для «Хеель» содержание автопарка и отчетность о рабочих поездках — процесс, который требуется для поддержания основного бизнеса. Чем проще сотрудникам заполнять путевые листы, а бухгалтерам вести по ним учет, тем больше времени освобождается для других задач и тем больше денег экономит компания.

Для оформления путевых листов компания использовала специализированную программу, но она перестала отвечать актуальным задачам бизнеса. Система была внедрена в 2017 году и не была адаптирована для планшетов, с которыми работают медицинские представители. Заполнять в ней отчеты было неудобно: поля маленькие, а всю информацию приходилось вносить вручную. При этом нужно было подключаться к удаленному рабочему столу: соединение часто прерывалось, авторизация сбоила и много времени уходило на восстановление доступа. В итоге сотрудники тратили существенное время на заполнение путевых листов, а затем — на переделку отчетов после замечаний бухгалтера. Такая потеря времени критична для специалистов, отвечающих за продажи.

Руководство компании «Хеель» приняло решение о переходе на современную систему управления путевыми листами — удобную для пользователей мобильных устройств и полностью отечественной разработки, чтобы исключить операционные риски.

После этого нужно отразить документы в системе бухгалтерского учета и подготовить оригиналы к архивному хранению.

Авансовыми отчетами в компании занимались 10 бухгалтеров, и всё равно у них случались переработки. При этом более трети отчетов приходилось возвращать на переделку, и процесс запускался по новой. В итоге весь цикл до финальной приемки мог длиться несколько недель. Сложно приходилось всем.

Стало понятно, что нужно переходить на цифру — внедрить электронные авансовые отчеты, чтобы снизить издержки и ускорить процесс.

Реализация проекта

Для «Хеель» было важно в короткие сроки перейти на новую систему управления путевыми листами. Даже с учетом новых требований, которые возникали в ходе реализации проекта, команда уложилась в запланированный срок. Сотрудники компании приступили к работе на платформе в апреле 2024 — уже через три месяца после заключения договора с IN.TOP.

Ключевые цели, которых нужно было достичь в результате внедрения проекта:

1.

Сократить время на оформление путевых листов, чтобы снизить нагрузку на сотрудников отдела продаж;

2.

Привести нормы расхода на топливо в соответствие с корпоративной политикой;

3.

обеспечить возможность обновления данных в системе и осуществление техподдержки первого уровня силами специалистов «Хеель».

Рассказываем о том, как команде проекта удалось достичь этих целей.

О клиенте

NDA

ООО «Хеель Рус» — представительство международной фармацевтической компании Heel, занимается поставками биорегуляционных препаратов.

Большинство сотрудников российского офиса используют служебный транспорт — от руководителей подразделений до административного персонала. В основном это медицинские представители, которые ездят в аптеки и лечебные учреждения — каждый день объезжают по несколько точек по маршруту. В конце месяца сотрудники должны отчитаться о поездках и списать расходы на бензин в форме отчета путевого листа.

2 200+

Всего
сотрудников

1 000+

Медицинских представителей

13 200+

Авансовых
отчетов в год

Настроили автозаполнение путевого листа

Чтобы ускорить подготовку путевых листов, нужно максимально упростить для сотрудников процесс заполнения отчетов. Для этого специалисты IN. TOP настроили справочники и шаблоны и сделали интеграцию с другими сервисами — оператором топливных карт, геолокацией, производственным календарем и системой авторизации пользователей. Эти интеграционные компоненты платформы избавляют от необходимости вручную вносить большой объем данных.

Также важна интеграция с корпоративной CRM для автоматического внесения поездок в путевой лист, и с провайдером электронной подписи для перехода в полностью цифровой формат учета путевых листов.

Справочники

В решении IN.TOP Transport реализовано множество справочников, которые облегчают работу медицинским представителям (водителям) и сотрудникам бухгалтерии.

Справочник автомобилей

Содержит информацию о каждом служебном автомобиле в привязке к техпаспорту. Указана марка, модель, VIN-код, госномер, тип и объем двигателя, марка топлива и базовая норма расхода на 100 км пути.

Справочник водителей

Содержит информацию о сотрудниках, которые используют служебный транспорт: ФИО, контакты, водительские права, номер топливной карты. В системе идет привязка водителя к автомобилю на уровне периода работы, а также города или региона, в котором он совершает поездки. Автомобиль может передаваться другому сотруднику, тогда активируется новая связка с указанием даты окончания эксплуатации машины одним сотрудником и даты ее передачи другому. Эти изменения учитываются при формировании путевых листов: система подтягивает закрепленный за водителем автомобиль.

Справочник топливных карт

Содержит номера выданных сотрудникам топливных карт в привязке к определенному периоду. При откреплении сотрудника от платформы карту не нужно переоформлять — достаточно привязать к новому водителю.

Коэффициенты расхода топлива

Справочник содержит поправочные коэффициенты по нормам, рассчитанным для РФ, — с учетом технических характеристик автомобиля, времени года и специфики маршрутов. Например, расход топлива повышается зимой, при движении по скоростной магистрали или пробкам в крупных городах. Система учитывает коэффициенты при формировании путевого листа и показывает отклонение фактического расхода от нормы — экономию топлива или его перерасход.

Библиотека маршрутов

Сотрудники «Хеель» работают по всей России и автопарк компании распределен по разным городам. В справочник включены адреса всех посещаемых локаций водителями, что дополнительно экономит время при добавлении поездок в путевой лист.

Интеграция с топливной платформой

Заправки по топливным картам тоже автоматически попадают в путевой лист — с расчетом расхода бензина по нормам и сверх нормы. Сотруднику остается добавить покупку топлива за наличные, если были такие заправки, а также указать показания одометра, чтобы подтвердить пробег.

Встроенная геолокация

При оформлении путевых листов система рассчитывает расстояние маршрутов поездок и выдает правильные адреса пунктов отправления и назначения. Это исключает ошибки, которые случаются при ручном вводе.

Можно создавать избранные маршруты, чтобы быстрее вносить их в путевой лист, и делать вкладку «Моя территория». Например, если сотрудник работает на северо-западе Москвы, то платформа предложит список только из соответствующих этому району адресов, и добавить их в путевой лист получится одним нажатием кнопки.

Встроенный производственный календарь

Удобная функция для медицинских представителей, у которых график поездок повторяется из месяца в месяц. Можно скопировать путевой лист и отредактировать за несколько минут, при этом поездки правильно распределятся с точки зрения дат — только по рабочим дням согласно производственному календарю.

Доступ с корпоративным аккаунтом

Сотрудникам часто приходится вводить разные логины и пароли для доступа к различным сервисам — это мучение для любого пользователя. Чтобы облегчить задачу, вход на платформу путевых листов осуществляется с помощью корпоративной учетной записи. Для этого специалисты IN. TOP подключили учетные записи из реестра Microsoft Azure Active Directory, который использует компания «Хеель». После того, как сотрудник авторизовался на рабочем компьютере или планшете, он автоматически получает доступ в личный кабинет платформы — ему не нужно заново проходить авторизацию.

Безбумажный документооборот

Сотрудники могут заверять путевые листы усиленной электронной подписью (УНЭП или УКЭП). Она подтверждает, что документ подписал конкретный человек и после этого не вносил в него никаких изменений. Подписанные такой подписью путевые листы хранятся на платформе и имеют юридическую силу — их не нужно распечатывать и отправлять в головной офис из регионов.

Интеграция с CRM

Медицинские представители «Хеель» ежедневно заносят информацию о своих визитах к клиентам в корпоративную CRM-систему. После интеграции с платформой эти данные автоматически загружаются в путевой лист. В конце месяца сотруднику остается проверить фактическое время поездок и при необходимости отредактировать документ.

Чтобы ускорить подготовку путевых листов, нужно максимально упростить для сотрудников процесс заполнения отчетов. Для этого специалисты IN. TOP настроили справочники и шаблоны и сделали интеграцию с другими сервисами — оператором топливных карт, геолокацией, производственным календарем и системой авторизации пользователей. Эти интеграционные компоненты платформы избавляют от необходимости вручную вносить большой объем данных.

Также важна интеграция с корпоративной CRM для автоматического внесения поездок в путевой лист, и с провайдером электронной подписи для перехода в полностью цифровой формат учета путевых листов.

Шаблон отчета встроен в систему: сотрудник нажимает кнопку «Создать путевой лист», проверяет данные о совершенных поездках, прикрепляет показания одометра и остаток топлива в баке — все остальные поля заполняются автоматически.

Весь реестр путевых листов хранится на платформе: бухгалтер может сделать выборку за период, увидеть статус каждого документа и при необходимости направить сотруднику электронное напоминание, чтобы ускорить процесс — о том, что нужно заполнить, исправить или подписать путевой лист.

Результаты

Раньше сотрудники «Хеель» в среднем тратили на заполнение путевого листа за месяц ~3 часа, а потом происходило еще исправление отчета по замечаниям бухгалтерии. Сейчас полный цикл занимает максимум 30 минут — от старта формирования путевого листа до приемки бухгалтерией.

2. Привели учет и списание ГСМ в соответствие с корпоративной политикой

Учет расходов на бензин при использовании служебного транспорта нужен для корректного бухгалтерского и налогового учета. Основание для этого — фактические данные о затратах, которые берутся из путевого листа. При этом расход ГСМ должен быть в пределах норм, установленных в учетной политике «Хеель». При заполнении путевого листа в системе IN.TOP Transport эти нормы учитываются автоматически.

Как это реализовано

Когда в путевом листе появляются данные о заправках, система подсвечивает отклонение расхода топлива от нормы — на основании данных в справочниках с учетом поправочных коэффициентов. Это помогает визуализировать соблюдение корпоративной политики и дисциплинировать сотрудников. Можно выявить системный перерасход у конкретного водителя и разобраться в причинах либо найти ошибку при заполнении путевого листа.

Платформа сравнивает расчетные данные расхода топлива с фактическими и все расхождения подсвечивает индикатором в виде светофора. Зеленый цвет означает, что расходы в пределах нормы. Если появляются другие цвета — это подсказка для сотрудника, что нужно внести корректировки в путевой лист. Например, забыл добавить заправку за наличные или какую-то поездку — отсюда несоответствие расчетного расхода бензина пройденному километражу. Это помогает исправлять ошибки, не дожидаясь замечаний бухгалтера. А если погрешность небольшая — например, вместо запланированного маршрута сотрудник поехал в объезд, — то можно оставить пояснение для бухгалтера при отправке документа на проверку.

Результаты

У руководства компании появился удобный инструмент контроля за расходами топлива. Исключены нецелевые поездки и заправки. Все данные отображаются в системе: маршруты, пробеги, показания одометра и остаток топлива в баке, расход топлива и отклонение от нормы. Можно сравнить расчетные и фактические показатели и планировать бюджет расходов на ГСМ на основе реальных цифр.

3. Передали поддержку системы специалистам компании «Хеель»

Как и любая технологическая платформа, система управления путевыми листами требует поддержки и обновления. Например, при появлении в компании новых автомобилей и сотрудников нужно вносить данные о них в справочники, периодически менять связки водителей и топливных карт или корректировать нормы расхода топлива при изменении учетной политики компании. Если у пользователей возникают вопросы по работе в системе — на них нужно быстро реагировать. Компании проще самой управлять работой в системе на этом уровне.

Как это реализовано

В течение месяца после запуска специалисты IN. TOP совместно с командой «Хеель» проводили тестирование платформы: собирали обратную связь от пользователей, анализировали запросы и донастраивали систему. Когда убедились в том, что всё работает как надо — передали знания и поддержку системы ИТ-специалистам «Хеель». Показали, как можно быстро и гибко менять процессы, и разработали скрипты для поддержки пользователей системы.

Результаты

ИТ-специалисты «Хеель» самостоятельно обновляют справочники и в целом координируют работу системы учета путевых листов. Платформа работает автономно и в штатном режиме не требует привлечения разработчиков IN.TOP.

Результаты проекта

С помощью платформы IN.TOP компания «Хеель» перевела в цифровой формат всю отчетность по служебным поездкам и в разы ускорила заполнение путевых листов.

Оптимизация в цифрах:

Время на формирование путевого листа за месяц сократилось

с 3 часов до 30 минут

Причем это полный цикл — от старта до приемки бухгалтерией

~ 5,8 млн руб. в год

Снижение издержек и экономия затрат на ФОТ оценивается в размере

~ 1,2 млн руб. в год

Переход на электронное подписание документов обеспечивает дополнительную экономию в размере

Появилось автозаполнение отчетов данными из базы по компании и других систем. Платформа сама загружает в путевой лист информацию по автомобилям, водителям, заправкам и вводит правильные адреса пунктов отправления и прибытия — с расчетом расстояниями между ними.

Бухгалтер не тратит много времени на проверку путевого листа — он получает готовые документы, правильно оформленные с точки зрения налогового законодательства.

На платформе создана единая база корпоративного автопарка, а также цифровой архив путевых листов — в любой момент документы можно предъявить для проверки контролирующим органам.

У руководства появился инструмент контроля за эксплуатацией служебных машин. Все данные визуализируются в системе: маршруты, пробеги, сверхнормативный расход бензина. Можно отследить нецелевые поездки, проанализировать затраты на топливо и точнее планировать бюджет.