Сотрудникам выдаются корпоративные карты с лимитом расходования средств. Этими картами они оплачивают представительские и другие расходы: покупают канцелярские принадлежности, заправляются на АЗС, приобретают шины и другие расходники для обслуживания служебного автомобиля, а если отправляются в командировку — оплачивают питание, проживание, проезд.


За эти расходы сотрудники должны отчитаться — сдать авансовый отчет, чтобы бухгалтерия могла отразить в учете израсходованные деньги. К отчету нужно приложить подтверждающие документы: чеки, посадочные талоны и др. Когда бухгалтерия утверждает отчет, лимит по корпоративной карте восстанавливается.


Традиционный авансовый отчет — это большая трата времени и очень много бумаги. Нужно собрать все чеки, заполнить и распечатать отчет, поехать на почту и отправить документы руководителю — территориальному или региональному менеджеру. Потом менеджер тратит время на то, чтобы распаковать посылку и проверить документы (а это порядка 30 отчетов каждый месяц на каждого руководителя), расписаться, снова всё упаковать и отправить в бухгалтерию, которая находится в центральном офисе в Москве.


Бухгалтерам, в свою очередь, приходится обрабатывать эту “тонну бумаг”: проверять чеки на сайте налоговой и сверяться с корпоративной политикой — нужно убедиться, что каждый расход является экономически обоснованным. После этого нужно отразить документы в системе бухгалтерского учета и подготовить оригиналы к архивному хранению.


Авансовыми отчетами в компании занимались 10 бухгалтеров, и всё равно у них случались переработки. При этом более трети отчетов приходилось возвращать на переделку, и процесс запускался по новой. В итоге весь цикл до финальной приемки мог длиться несколько недель. Сложно приходилось всем. 

Стало понятно, что нужно переходить на цифру — внедрить электронные авансовые отчеты, чтобы снизить издержки и ускорить процесс.