I am ready for a long road flight for work with a week- or months-long projects.

Фармацевтическая компания автоматизировала процесс управления платежами с помощью решения IN.TOP Finance — теперь сотрудники отправляют счета на оплату за 1 минуту

СКАЧАТЬ PDF

NDA

Реальный кейс • ВРеМЯ ЧТЕНИЯ 15 мин

Кратко о результатах

до/после

Ускорили сбор и согласование заявок, настроили автоматическое формирование платежного календаря и создали аналитику на основе дашбордов

Время формирования заявки на оплату сократилось благодаря автозаполнению данных

30 минут

1 минута

Время формирования платежного календаря сократилось

1 час

2 минуты

Время формирования платежных поручений

50 часов/месяц

–

Финансовый директор получает всю отчетность по платежам за один клик

Визуализация денежных потоков помогает всем руководителям принимать управленческие решения гораздо быстрее и эффективнее

О клиенте

NDA

Клиент IN. TOP — крупный производитель модифицированных фармацевтических препаратов: работает с сотнями поставщиков услуг, материалов и оборудования.

4,9 млрд руб.

Годовой оборот компании

510 чел.

Штат сотрудников

15 чел.

Финансовый департамент

Исходная ситуация

Контрагенты присылают счета на электронную почту или с курьером, и сотрудники компании начинают ходить по кабинетам. Несут счета на подпись руководителям, которым приходится «поднимать» контракт для проверки условий сделки. Затем передают счета сотрудникам финансового отдела, которые должны согласовать оплату с финансовым директором, а потом — зайти в систему «Клиент-Банк» и вручную заполнить платежные поручения. Случается, что документы теряются или заполняются с ошибками. В результате обработка каждого счета занимает существенное время. Инициаторы постоянно звонят сотрудникам финансового департамента, чтобы узнать статус: неоплаченные вовремя счета могут сорвать поставку.

При этом у финансового департамента нет оперативных данных о расходах в разрезе статей. Бюджет ведется в таблице, а «факт» собирается вручную из отдельных файлов и систем — на это уходит много времени.

Такой процесс экономически невыгоден компании, поэтому топ-менеджмент решил перевести расчеты с контрагентами в цифровой формат и автоматизировать работу с документами.

Выбор решения

Компания искала современное решение для управления платежами — с быстрым сроком внедрения и окупаемости. Базовые требования: система должна быть доступна для сотрудников, работающих в разных регионах, иметь понятный интерфейс и защищать конфиденциальность данных — ограничивать работу с документами в зависимости от категории пользователя. При этом система управления платежами должна синхронизироваться с другими информационными системами, которые использует компания, и уметь «расширяться» — предоставлять возможность в будущем наращивать функционал.

Выбрали платформу IN.TOP Tera*

С её помощью можно поэтапно автоматизировать процессы: например, начать с внедрения системы управления заявками и графиком платежей (Finance), потом добавить решение для управления взаимоотношениями с поставщиками (Vendors) и внештатными исполнителями (Outsource), затем — автоматизировать процесс подготовки авансовых отчетов (Tera). Все эти сервисы IN.TOP дополняют друг друга и повышают операционную эффективность бизнеса в целом.

Каждое решение платформы как конструктор собирается из разных модулей и настраивается под запросы клиента. Весь комплекс работ — кастомизация, внедрение, запуск, обучение пользователей — занимает около двух месяцев. Это гораздо быстрее, чем разворачивать систему с нуля.

IN.TOP — облачная платформа, которая работает через браузер и интегрируется с сервисом учетных записей Microsoft Active Directory. Это значит, что для входа в систему сотрудникам не нужно вводить отдельный логин и пароль: достаточно авторизоваться на рабочем устройстве — стационарном компьютере, ноутбуке, планшете или смартфоне. При этом на платформе нет ограничений по количеству подключенных пользователей и объему обрабатываемых документов.

Высокий уровень безопасности платформы IN.TOP Tera

Платформа внесена в реестр российского ПО и реестр операторов персональных данных (согласно требованиям 152-ФЗ). Техническая инфраструктура и данные платформы хранятся в России, в защищенном сегменте Cloud.ru. Cистема хранения и резервного копирования, соответствие высоким требованиям по информационной безопасности по стандарту ISO 27 001 обеспечивают сохранность данных и минимизируют операционные риски компании.

Задачи проекта

Финансовый департамент компании сформулировал цели и задачи, которые нужно решить в результате внедрения системы:

1.

Сократить трудозатраты сотрудников на обработку счетов, согласование затрат и формирование платежных поручений.

2.

Создать электронный реестр платежей с удобным контролем статусов, чтобы находить документы в пару кликов и отслеживать выполнение задач.

3.

Сэкономить время финансового директора на планирование бюджета, согласование платежей и подготовку отчетов.

4.

Настроить платежный календарь, чтобы не допускать кассовых разрывов и просрочек оплаты контрагентам.

5.

Получить инструмент контроля и анализа денежных потоков — с прогнозированием остатков и отчетом о расходовании средств по всем видам деятельности компании (операционной, инвестиционной, финансовой).

Рассказываем о том, как команде клиента вместе со специалистами IN.TOP удалось решить эти задачи.

Реализация проекта

Проект реализовали за 2 месяца. Сначала специалисты IN. TOP провели с финансовой службой компании несколько интервью, чтобы определить порядок обработки счетов и другие требования к процессу.

На основе этого регламента настроили в системе движение документов по этапам: заявка на оплату → согласование → подготовка графика платежей → формирование платежных поручений → аналитика.

Расскажем о каждом этапе подробнее.

1.

Создание заявки на оплату

Инициатор оплаты — сотрудник компании, ответственный за работу с контрагентом. Он создает заявку в системе IN. TOP:

1.

Выбирает контрагента и договор;

2.

Указывает сумму платежа (срок оплаты автоматически подтягивается из договора);

3.

Загружает фотографию или скан счета и нажимает кнопку «Согласовать».

Таким образом, заявка на оплату в системе формируется максимум за одну минуту.

IN.TOP Finance помогает исключить дубликаты и оплату по подложным счетам

Платформа сигнализирует о том, что реквизиты в заявке расходятся с мастер-данными контрагента, прошедшими валидацию в системе, и проверяет загруженные счета, чтобы не платить по ним дважды.

Когда платеж по заявке будет согласован и проведен, сотрудник получит уведомление по электронной почте

Не придется отвлекать финансистов и самому тратить время на переписку и телефонные звонки.

Сначала заполняется «Карточка проекта»:

Выберите контрагента/договор.

Введите сумму.

Прикрепите счет.

Каждый счет в системе IN. TOP можно связать с контрагентом и договором, чтобы собрать весь комплект документов в одном месте и ускорить формирование заявок на оплату.

2.

Согласование заявки

Руководитель инициатора получает на электронную почту уведомление о заявке на оплату, заходит на платформу и видит список документов, которые нужно согласовать. При этом важная информация выводится на одной строке — можно быстро согласовать заявку, отклонить или запросить комментарий инициатора.

При клике на заявку можно «провалиться» внутрь — например, чтобы посмотреть условия сделки с контрагентом.

Есть платежи, для одобрения которых достаточно одного руководителя, а другие проходят длинную цепочку согласований, например, инвестиционные заявки. Их маршрут в системе IN. TOP Finance настроен по регламенту компании — в зависимости от назначения и суммы платежа, статьи бюджета и других параметров.

Согласованная заявка на оплату переходит на обработку сотруднику финансового департамента.

3.

Подготовка графика платежей 

Интерфейс рабочего кабинета сотрудников финансового департамента удобно структурирован по этапам работы с документами.

Процесс обработки счетов распределен по вкладкам:

заявки на оплату для обработки сотрудником финансового департамента;

график платежей для согласования финансовым директором;

счета на этапе оплаты;

реестр оплаченных счетов.

Система сама формирует платежный календарь: распределяет заявки на оплату в привязке к условиям контрактов (суммам, срокам), графикам погашения кредитов, лизинга и других обязательств компании.

Сотрудник финансового департамента проверяет платежный календарь: сверяется с прогнозами остатков денежных средств (благодаря интеграции с 1С информация о поступлениях автоматически попадает в систему) и при необходимости может передвинуть платеж на другую дату. Затем для каждой заявки выбирает расчетный счет, с которого будет произведена оплата — так, чтобы банковская комиссия получилась минимальной (список банков и счетов компании заведен в справочнике платформы).

Сформированный платежный календарь направляется на согласование финансовому директору.

Платежный календарь помогает управлять денежным потоком, не допуская кассовых разрывов и просрочек

4.

Отправка платежных поручений 

В этот раздел системы попадают платежи, согласованные сотрудниками финансового департамента. При этом счета сортируются по датам, и специалист может заранее сформировать платежные поручения для банка.

Платежи создаются по готовому шаблону. Система подтягивает данные из карточки заявки и платежного календаря — не нужно тратить время на заполнение полей вручную. Затем сотрудник финансового департамента одним кликом экспортирует файл для отправки в систему «Клиент-Банк».

Моментальные платежи

Если у банка открытый API (технология безопасного обмена данными), то специалисты IN.TOP настраивают интеграцию, и платежное поручение автоматически подтягивается в «Клиент-Банк».

Проведенные платежи автоматически выгружаются в систему бухгалтерского учета — таким образом, в учетной системе компании полностью исключена ручная обработка платежных документов.

С валютными платежами аналогичный процесс

Но тут добавляются шаги: система определяет сумму, которую нужно перевести в банк (конвертирует по курсу на дату отгрузки), потом в банке приобретается валюта, готовится документ валютного контроля и проводится платеж.

По факту оплаты счета изменится статус в реестре платежей на платформе, и все заинтересованные сотрудники получат оповещение об этом на электронную почту.

5.

Аналитика

Аналитика для финансового директора и руководства компании формируется в виде дашборда. Визуализация движения денежных средств включает:

детальный анализ по статьям затрат с разбивкой по видам деятельности, продуктам, географии, периоду, ЦФО (сотрудникам, структурным подразделениям);

платежный календарь с контролем кассовых разрывов;

остатки денежных средств и размещение на депозиты;

анализ дебиторской задолженности (средний срок отсрочки, просроченной задолженности и другие показатели);

формирование кредитного портфеля.

Визуализация данных помогает руководству компании быстро изучать данные для принятия управленческих решений.

Результаты проекта

В цифрах

С помощью решения IN. TOP Finance компания полностью перевела в электронный формат процесс управления платежами контрагентам — от создания заявки в системе до визуализации в дашборде.

30 минут

1 минута

Время формирования заявки на оплату сократилось благодаря автозаполнению данных

В системе удобно отслеживать статус выполнения задач, получать оповещения о сроках и находить документы в пару кликов — по названию организации или назначению платежа. Реестр платежей можно фильтровать по контрагентам, контрактам, статьям бюджета, банковским счетам.
При этом документы видят только те сотрудники, которым это нужно для работы: для пользователей системы настроен ролевой доступ.

экономия 50 часов в месяц

Сократились трудозатраты сотрудников на подготовку платежных поручений

Система сама отправит «платежку» в «Клиент-Банк». Автозаполнение документов снижает риск ошибок, характерных для ручного ввода.

1 час

2 минуты

В компании появился цифровой реестр платежей с прозрачным контролем статусов — это существенно экономит время сотрудников всех подразделений.

В системе удобно отслеживать статус выполнения задач, получать оповещения о сроках и находить документы в пару кликов — по названию организации или назначению платежа. Реестр платежей можно фильтровать по контрагентам, контрактам, статьям бюджета, банковским счетам.

При этом документы видят только те сотрудники, которым это нужно для работы: для пользователей системы настроен ролевой доступ.

100% автоформирование

У финансистов появился платежный календарь — помогает не допускать кассовых разрывов и просрочек платежей.

На основе платежного календаря можно быстро сформировать бюджет движения денежных средств.

на 70%

Сокращение времени финансового директора на планирование бюджета и согласование графика платежей

Теперь все заявки на оплату собираются в едином интерфейсе — достаточно выбрать контрагента и договор, указать сумму платежа, загрузить скан или фотографию счета. Система сама заполнит реквизиты, проведет заявку по маршруту согласований, заполнит и отправит «платежку» в «Клиент-Банк». Автозаполнение документов снижает риск ошибок, характерных для ручного ввода.

У руководства компании появился прозрачный инструмент контроля за исполнением бюджета. Дашборды с аналитикой по операционной, инвестиционной и финансовой деятельности компании помогают быстрее и эффективнее принимать управленческие решения.