В цифрах

Решение и результаты

О клиенте

I am ready for a long road flight for work with a week- or months-long projects.

ДЕМО

ВХОД

Как мы помогли крупной фармацевтической компании
превратить работу с лидерами мнений в конкурентное преимущество

СКАЧАТЬ PDF

ЧИТАТЬ КЕЙС

NDA

Реальный кейс • ВРеМЯ ЧТЕНИЯ 15 мин

Кратко о результатах

Команда IN. TOP предоставила фармацевтической
компании мощный инструмент для эффективного взаимодействия с лидерами мнений.

В цифрах

после внедрения

Трудозатраты

-16 350 часов

Лояльность KOL

+18%

Материальные затраты

-22,6 млн руб.

Ошибки

-99%

О клиенте

NDA

Международный фармацевтический холдинг по созданию препаратов для лечения заболеваний, вызывающих потерю трудоспособности

1 650

Лидеров
мнений

3 400

Проводимых мероприятий

160

Сотрудников, пользующихся платформой

Запрос клиента

В этой рутине теряется главное — эффективность работы с экспертом. Как итог — компания теряет ценные ресурсы, которые могла бы направить на свое развитие.

С похожими проблемами к нам обратилась крупная фармацевтическая компания, которая активно взаимодействует с лидерами мнений.

Требовалось помочь новому клиенту оптимизировать бизнес-процессы, поэтому перед нами стоял ряд задач:

Задача

Зачем?

Собрать данные о KOL и инструменты для работы с ними на единой платформе

Сокращение времени на поиск и обмен информацией

Интегрировать 1С, CRM, а также MICE- и Travel-услуги

Ускорение обмена данными с подрядчиками услуг

Исключение ошибок, упрощение работы со сторонними сервисами

Внедрить электронный документооборот

Быстрое согласовывание и подписание документов

Сокращение расходов на печать документов и услуги экспресс-почты

Создать единый стандарт проведения мероприятий с участием экспертов

Четкое выстраивание этапов работы: создание задачи, назначение ответственных, отслеживание бюджетов и т.д.

Систематизировать процесс подачи уведомлений в РЗН

Существенное сокращение риска штрафов при
несвоевременной подаче уведомлений за счет автоматизации

Настроить детальную аналитику эффективности мероприятий

Оптимизация расходов на маркетинг через data-driven подход

Подключить простой инструмент сбора обратной связи
от участников мероприятий

Получение качественной информации, необходимой для улучшения следующих мероприятий и кампаний

Внедрить платежную систему, которая позволит быстро начислять гонорары экспертам

Укрепление лояльности KOL и улучшение репутации компании

Текущая ситуация

Успех в продажах фармацевтических компаний напрямую зависит от качества взаимодействия с KOL (ключевыми лидерами мнений). Но на практике это взаимодействие может стать сложным, дорогостоящим и трудно контролируемым процессом. Вот некоторые типичные сложности:

Сложности:

1.

Громоздкий документооборот и ручной ввод данных забирают время и ресурсы

2.

Мероприятия планируются не системно, что затрудняет процесс управления ими

3.

Возникают проблемы с логистикой, например, с заказом travel-услуг для лидеров мнений и размещением их в отелях

4.

Ручная обработка платежей и отслеживание их статуса отнимают много времени

5.

Контроль бюджета на мероприятия и аналитика превращаются в отдельную головную боль

Что сделано

решение

Команда IN.TOP хорошо знает особенности фармбизнеса — помог опыт работы с российскими и зарубежными фармацевтическими компаниями.
Клиенту мы предложили перевести взаимодействие с лидерами мнений
на цифровую платформу IN.TOP.

Рассмотрим подробнее, как команда IN.TOP помогла решить запрос клиента и какие преимущества это принесло его бизнесу.

Как это реализовано

1. База медицинских экспертов и грейдирование

Функционал решения IN.TOP Pharma позволил сформировать базу лидеров мнений в защищенном формате. Информация об экспертах добавляется на платформу через интеграцию с CRM и интеграцию с базой от внешнего провайдера

Профиль медицинского эксперта

В профиле доступны контактные данные и подробная информация о его профессиональной деятельности

Сам принцип формирования базы и грейдирования в IN.TOP Pharma был основан на нескольких алгоритмах:

Сбор данных об экспертах. IN.TOP Pharma систематизирует такие данные о лидерах мнений, как научные публикации, выступления на конференциях, ученые степени, опыт работы и др.
•
Грейдирование. На платформе есть полноценный функционал оценки уровня лидеров мнений с присвоением им грейдов и подтверждением выбранных компетенций: «Международный», «Национальный», «Региональный» и «Локальный». Оценка зависит от опыта эксперта и его достижений.

Грейды лидеров мнений присваиваются в разделе “Аккредитация”

Компания может выбрать критерии для оценки,
присвоить итоговые баллы и обозначить стоимость услуг

Внедрение IN.TOP Pharma позволило добиться следующих результатов:

1.

Быстрое начало сотрудничества. Добавлять лидеров мнений в базу и заключать с ними контракты стало проще. При этом исключены ошибки и задержки, связанные с ручным вводом данных.

2.

Точная система грейдирования. Грейды лидеров мнений теперь формируются по единым стандартам — это упорядочивает базу исполнителей и упрощает расчет гонораров.

3.

Оперативное взаимодействие. Каждому эксперту теперь доступен личный кабинет, где можно загружать и проверять документы, а при необходимости уточнять вопросы через встроенный чат.

В цифрах:

Время, которое требуется для добавления лектора
в базу и грейдирования, сократилось в среднем
с 2 часов до 13 минут.

2 часа

>>

13 мин

2. Полный электронный документооборот

Решение IN.TOP Pharma позволило полностью перевести взаимодействие компании с лидерами мнений в электронный формат.

Вот, что IN.TOP Pharma помогает выполнять в автоматическом режиме:

1.

Формирует документы по готовым шаблонам

2.

Генерирует электронную подпись в личном кабинете эксперта

3.

Отправляет документы на согласование ключевым руководителям компании по заданному маршруту

4.

Отправляет уведомления ответственным лицам

5.

Хранит документы в электронном виде в цифровом архиве

Простая электронная подпись (ПЭП)

На платформе IN. TOP используется простая электронная подпись. Чтобы начать ей пользоваться, не нужно обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр: достаточно зарегистрироваться на платформе и пройти процедуру подтверждения личности.

5 мин

Время на все процедуры

Так выглядит этап формирования договора

В разделе приведены банковские реквизиты, а также условия оплаты, порядок налогообложения и предельная сумма договора

Юридическую значимость. Документы, подписанные электронной подписью, равнозначны бумажным по юридической силе и не вызовут претензий со стороны контролирующих органов. `

Раздел “Контракт”

На основе данных автоматически создается рамочный договор на срок от 1 до 3 лет. Документ формируется в защищенном формате PDF

Электронная подпись

Обе стороны заверяют договор электронной подписью

Принятие к налоговому учету документов, подписанных простой электронной подписью, правомерно при условии соблюдения требований законодательства РФ, а именно: № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", № 63-ФЗ "Об электронной подписи", а также статей 252 и 54.1 Налогового кодекса РФ.

Результаты полного электронного документооборота

Переход

Команда клиента перешла на ЭДО через 1 месяц после заключения договора
с IN.TOP

1 месяц

Согласование

Время на согласование документов сократилось до 1−2 дней вместо 2−3 недель

1-2 дня

Сэкономлены ресурсы

Сэкономлено 9 800 часов рабочего времени в год
(~5 сотрудников) благодаря оптимизации процесса заключения договоров.

9 800 часов

Сэкономлен бюджет

Экономия на почтовых расходах ежегодно составляет более 9,8 млн руб. Экономия на ФОТ позволила сократить расходы более чем на 7,7 млн руб.

7,7 млн руб.

3. Управление мероприятиями с участием лидеров мнений

Организовать мероприятие с лидерами мнений — задача не из простых. В этот процесс вовлечено множество подразделений компании, поэтому важна эффективная координация всех сотрудников.

Вот какие функции решение IN.TOP Pharma позволило оптимизировать и ускорить:

•Планирование в едином окне

Через интерфейс IN.TOP Pharma сотрудники компании формируют программу мероприятия, составляют предварительный и финальный бюджеты, согласовывают документы, подбирают лекторов, ставят задачи коллегам.

Трекер мероприятий

Он помогает быстро согласовывать
и контролировать все этапы выполнения задач и назначать ответственных

Гибкая реакция на изменения

Например, если первоначальная смета превышена, платформа автоматически информирует об этом ответственного сотрудника и запускает процесс согласования по заранее настроенному маршруту.

Простое взаимодействие с подрядчиками.

•Теперь клиент может договариваться с организаторами MICE-услуг, travel-агентствами через интерфейс платформы.

Услуги и ресурсы мероприятия

Взаимодействие с подрядчиком. Здесь компания может указать необходимые условия, бюджет предоставляемых услуг и другую информацию

Оперативное информирование.

Платформа автоматически рассылает уведомления, информирует о программе мероприятий и логистике.

Программа мероприятия

В разделе отображена вся необходимая информация: темы докладов и выступлений, имена лекторов, временные рамки и ответственные за каждый этап

Смета

В разделе “Смета” система автоматически распределяет затраты на мероприятия по разным категориям: продукты, эксперты, услуги и налоги

Расходы в смете

Все расходы в смете распределяются по заданным клиентом пропорциям

Удобная отчетность

•Платформа позволяет быстро загружать документы, подтверждающие проведение мероприятия, проверять их и формировать отчёты.

Добавить файл

Чтобы добавить для отчета файл или подтверждающий документ, достаточно нажать на кнопку +

Документы

В разделе “Документы” также есть возможность выгрузить отчетные файлы о мероприятиях – текстовые документы и фотографии

Итоговый чек-лист

Чек-лист помогает проверить наличие документов и файлов по завершенным мероприятиям, а также убедиться, что все этапы выполнены корректно. Клиент может самостоятельно настраивать чек-лист на платформе IN.TOP.

Доступный цифровой архив

•Все материалы о мероприятиях хранятся в базе. В любой момент эти данные можно предъявить контролирующим органам для проверки.

Результаты внедрения управления мероприятиями с участием лидеров мнений

Переход

1,5 месяца после подписания договора с клиентом

1,5 месяца

Согласование

Время на согласование мероприятий сократилось до 1-2 дней вместо
1-2 недель

1-2 дня

Сэкономлены ресурсы

Оптимизация управления мероприятиями позволила сэкономить 6 550 рабочих часов в год (~3 сотрудника)

6 550 часов

Сэкономлен бюджет

Это привело к сокращению ФОТ

5,1 млн руб.

4. Аналитика по мероприятиям

В решении IN.TOP Pharma доступна аналитика в формате «план-факт» по следующим показателям:

1.

Количество мероприятий

2.

Количество экспертов и участников

3.

Затраты на мероприятия

4.

Затраты на маркетинговые мероприятия в разрезе продуктов

Более детальной стала оценка эффективности как отдельных мероприятий, так и мероприятий в различных разрезах (период, география, нозология, продукт и др.). Все благодаря анализу посредством интеграции с BI-инструментами.

Статистика в виде графиков с подразделами

Позволяет подробно отследить все результаты. Данные обновляются регулярно, периодичность обновлений выбирает сама компания

Существенно ускорилось формирование верхнеуровневых отчетов для оценки KPI.

Сотрудники и руководители всегда имеют доступ к актуальной аналитике мероприятий, что позволяет им контролировать ситуацию и принимать обоснованные решения.

KPI и эффективность мероприятий

KPI отображается в разрезе препаратов, регионов, менеджеров либо самих KOL. Эффективность оценивается по нескольким направлениям: по запланированным и проведенным мероприятиям, затратам на них, количеству участников и т.д.

Раньше компании приходилось вручную собирать и обрабатывать отзывы от участников лекций, но теперь все процессы автоматизированы

Участники могут оставлять отзывы с помощью QR-кода, который создается на платформе и может размещаться на экране в конце мероприятия. QR-код ведет к стандартному опроснику: это позволяет быстро собрать и обработать отзывы, а также привязать их к конкретному мероприятию.

Собранные и обобщенные таким образом данные позволяют оценить эффективность мероприятий по различным критериям: качество работы лектора, ценность контента, качество организации мероприятия и так далее.

Детальный анализ обратной связи

с визуализацией позволяет выявлять точки роста и работать с ними

Команда IN.TOP внедрила удобную систему управления выплатами для лидеров мнений, что позволило получить ряд преимуществ:

Никаких ошибок. Человеческий фактор исключен: система автоматически обрабатывает все платежи и согласования, проверяет лимиты выплат и налоговый статус, генерирует отчеты.

Напоминание об оплате. После подписания акта бухгалтер получает напоминание о необходимости произвести оплату

Пример автоматически сформированного документа

Акт, подтверждающий оказание услуг. В нём указаны фактическая единица работ, цены, реквизиты заказчика и исполнителя. Документ заверяется электронной подписью с обеих сторон

Удобная отчетность

Мгновенные выплаты. Деньги на счета лекторов теперь поступают двумя способами: через интеграцию с 1С, когда после принятия работ автоматически формируется платежное поручение, или с помощью перевода через номинальный счет в банке.
Прозрачность для всех. Компания и эксперт в любой момент могут просматривать информацию о платежах, а также контракты, заказы и акты.
Удобное отслеживание. Финансовый трекер позволяет лидерам мнений проверять статус выплат в режиме реального времени.
Быстрая помощь. Встроенный чат поддержки помогает оперативно решать любые вопросы.