I am ready for a long road flight for work with a week- or months-long projects.

Как фармацевтическая компания автоматизировала процесс подготовки авансовых отчетов с помощью платформы IN.TOP Tera — теперь отчитаться можно за 5 минут

СКАЧАТЬ PDF

ЧИТАТЬ КЕЙС

NDA

Реальный кейс • ВРеМЯ ЧТЕНИЯ 15 мин

Кратко о результатах

Упростили бизнес-процесс подготовки авансовых отчетов, сделали умный кошелек для хранения чеков, настроили автопроверку и синхронизировали проводки с системой бухгалтерского учета

В цифрах

до/после

Время заполнения медицинским представителем
авансового отчета за месяц

>3 часов

5 минут

Ежемесячные затраты
на пересылку авансовых отчетов

3,5 млн руб.

–

Отчеты с ошибками
и доработками

> 30% отчетов

< 1%

Штат бухгалтеров
по авансовым отчетам

5 сотрудников

1 сотрудник

Задача клиента

Сотрудникам выдаются корпоративные карты с лимитом расходования средств. Этими картами они оплачивают представительские и другие расходы: покупают канцелярские принадлежности, заправляются на АЗС, приобретают шины и другие расходники для обслуживания служебного автомобиля, а если отправляются в командировку — оплачивают питание, проживание, проезд.

За эти расходы сотрудники должны отчитаться — сдать авансовый отчет, чтобы бухгалтерия могла отразить в учете израсходованные деньги. К отчету нужно приложить подтверждающие документы: чеки, посадочные талоны и др. Когда бухгалтерия утверждает отчет, лимит по корпоративной карте восстанавливается.

Традиционный авансовый отчет — это большая трата времени и очень много бумаги. Нужно собрать все чеки, заполнить и распечатать отчет, поехать на почту и отправить документы руководителю — территориальному или региональному менеджеру. Потом менеджер тратит время на то, чтобы распаковать посылку и проверить документы (а это порядка 30 отчетов каждый месяц на каждого руководителя), расписаться, снова всё упаковать и отправить в бухгалтерию, которая находится в центральном офисе в Москве.

Бухгалтерам, в свою очередь, приходится обрабатывать эту «тонну бумаг»: проверять чеки на сайте налоговой и сверяться с корпоративной политикой — нужно убедиться, что каждый расход является экономически обоснованным.

После этого нужно отразить документы в системе бухгалтерского учета и подготовить оригиналы к архивному хранению.

Авансовыми отчетами в компании занимались 10 бухгалтеров, и всё равно у них случались переработки. При этом более трети отчетов приходилось возвращать на переделку, и процесс запускался по новой. В итоге весь цикл до финальной приемки мог длиться несколько недель. Сложно приходилось всем.

Стало понятно, что нужно переходить на цифру — внедрить электронные авансовые отчеты, чтобы снизить издержки и ускорить процесс.

Реализация проекта

Проект реализовали за 2,5 месяца. Часть времени команды ушла на организационные вопросы, которые нужно было решить на этапе подготовки проекта. Ведь прежде чем переходить на цифру, нужно правильно настроить процессы.

Помогли оптимизировать корпоративные политики и бизнес-процесс

В компании есть внутренний регламент по выдаче денег сотрудникам под отчет. Специалисты IN. TOP провели аудит — разобрались, как выглядят процессы в компании, связанные с авансовыми отчетами, какие расходы разрешены и какие есть ограничения, как строится маршрут согласований. Проанализировали, что работает неэффективно и на каких этапах идет сбой. Например, почему бухгалтеры вынуждены отклонять отчеты и возвращать их на предыдущие шаги.

После этого обсудили предложения, как можно улучшить процессы, и совместными усилиями доработали корпоративные политики — перевели регламенты в простые формы, удобные для понимания и применения всеми сотрудниками компании.

Создали бережливый процесс подготовки авансового отчета: убрали лишние шаги, которые не создавали ценности — вели к потере времени и денег.

Когда оптимизировали политики и процессы, стали настраивать платформу.

Настроили в системе разные рабочие места — для сотрудников, руководителей и бухгалтеров

Личный кабинет руководителя — в телефоне и на рабочем столе

Все сотрудники компании работают с авансовыми отчетами, но делают это по-разному. Поэтому специалисты IN. TOP разделили инструменты по типам пользователей — интерфейс для сотрудника, руководителя и бухгалтера отличается.

Рабочее место сотрудника — в мобильном телефоне или планшете

Чаще всего с авансовыми отчетами работают медицинские представители и сотрудники, которые ездят в командировки. Для их удобства специалисты IN. TOP сделали мобильное приложение и настроили умный кошелек — с ним проще коллекционировать чеки, которые часто теряются.

О клиенте

NDA

Клиент IN.TOP — крупный международный производитель лекарственных средств.

В компании работает больше 2 000 человек. Половина из них — медицинские представители, которые находятся в разных городах и работают «в полях»: ездят в аптеки и лечебные учреждения, проводят презентации и другие маркетинговые мероприятия

2 200+

Всего
сотрудников

1 000+

Медицинских представителей

13 200+

Авансовых
отчетов в год

Выбор решения

Компания искала инструмент для автоматизации работы с авансовыми отчетами, который можно внедрить без капитальных затрат на разработку и установку специального программного обеспечения.

Выбрали платформу IN.TOP Tera*

Это облачное решение, которое подстраивается под существующую в компании ИТ-инфраструктуру и требует минимальных усилий штатных специалистов для развертывания.

Система веб-ориентированная: работает через браузер, адаптируется под любое устройство и выглядит на экране смартфона или планшета как мобильное приложение.

Платформа интегрируется с корпоративными системами (1С, SAP), службой Microsoft Active Directory и другими сервисами — для организации деловых поездок, получения сертификата электронной цифровой подписи (ЭЦП), сервисами банков.

Есть встроенная система аналитики: с помощью наглядных дашбордов можно контролировать расходы в рамках корпоративных политик.

Создали бережливый процесс подготовки авансового отчета: убрали лишние шаги, которые не создавали ценности — вели к потере времени и денег.

Когда оптимизировали политики и процессы, стали настраивать платформу.

Высокий уровень безопасности платформы IN.TOP Tera

Платформа внесена в реестр российского ПО и реестр операторов персональных данных (согласно требованиям 152-ФЗ). Техническая инфраструктура и данные платформы хранятся в России, в защищенном сегменте Cloud.ru. Cистема хранения и резервного копирования, соответствие высоким требованиям по информационной безопасности по стандарту ISO 27 001 обеспечивают сохранность данных и минимизируют операционные риски компании.

Как это реализовано

Кошелек с автопроверкой чеков

Как только человек что-то покупает, он берет смартфон, заходит в приложение IN. TOP Tera и фотографирует чек либо сканирует на нем QR-код.

Система распознает чек, автоматом проверяет подлинность на сайте ФНС и вносит данные в авансовый отчет — сумму и дату операции. В зависимости от категории расхода раскладывает чеки по отчетам, например: командировка, мероприятие или отчет по автомобилю. Сотруднику остается проверить, что чеки рассортированы правильно, заполнить поле с комментариями (например, указать состав участников делового ужина) и нажать кнопку «подписать авансовый отчет».

Всё, что можно посчитать, система рассчитывает автоматически:

1.

Размер суточных при командировках внутри страны и за рубежом (по документам, подтверждающим пересечение границы)

2.

Курсовую разницу

3.

Дополнительные документы, которые по требованию налоговой должны быть прикреплены к авансовому отчету, система также генерирует автоматически — например, приказ о представительских расходах.

Теперь сотрудники компании не копят чеки для подготовки авансовых отчетов в конце месяца, а формируют их чаще, чтобы отправить бухгалтеру и быстрее восстановить лимит по корпоративной карте. Медпредставители сдают отчеты с телефона или планшета во время визитов к клиентам — пока ожидают в приемной, а сотрудники, находящиеся в командировке — сидя в поезде или самолете.

Результаты проекта

С помощью решения IN.TOP Tera фармацевтическая компания перевела в цифровой формат всю работу с авансовыми отчетами и в разы ускорила процесс.

Оптимизация в цифрах:

с 3 часов до 5 минут

Среднее время заполнения сотрудником авансового отчета за месяц сократилось

В мобильной версии IN. TOP Tera есть умный кошелек, который проверяет, сортирует и хранит электронные чеки — достаточно их сфотографировать. Из этих чеков система сама формирует авансовый отчет, а сотрудник добавляет комментарии и нажимает кнопку «подписать».

Вместо билетов и посадочных талонов платформа загружает выписки из автоматизированных систем авиа- и железнодорожного транспорта. Сама рассчитывает размер суточных, курсовые разницы и в целом всё, что можно посчитать.

Пять минут — и авансовый отчет сотрудника уходит руководителю.

до 20 минут

Весь цикл работы с авансовым отчетом — от подготовки и согласования до проведения бухгалтерских записей — сократился

1 бухгалтер вместо отдела из 5 человек

Каждый месяц в компании создается более 2 000 авансовых отчетов, и всё это координирует

3,5 млн руб.

Переход на электронный документооборот избавил компанию от расходов на печать и отправку бумажных отчетов экспресс-почтой — каждый месяц компания экономит на этом

Руководители получают уведомление о том, что нужно согласовать отчет, заходят в систему IN. TOP Tera на смартфорне и нажимают кнопку «подписать». 1 минута — и отчет уходит бухгалтеру. А для детального анализа затрат руководителям доступны дашборды.

Бухгалтерия не тратит много времени на проверку авансовых отчетов. Если раньше более 30% отчетов приходили с ошибками и приходилось возвращать их сотрудникам на доработку, то теперь бухгалтерия получает правильно оформленные документы, отвечающие корпоративной политике и требованиям налоговой службы. Ручных проводок в системе минимум, поэтому точность данных высокая. Записи по утвержденным отчетам автоматически проводятся в 1С.

На платформе создан цифровой архив авансовых отчетов — в любой момент можно предъявить документы для проверки налоговым органам. нарушение сроков сдачи авансовых отчетов и отправлять сотрудникам напоминания.

Автозагрузка чеков из банковских сервисов при оплате корпоративными картами

Некоторые банки дают возможность подтягивать электронные чеки вместе с выпиской по корпоративной карте. После интеграции с таким сервисом платформа сама выгружает чеки с QR-кодом, и они автоматически попадают в мобильный кошелек.

Безналичный расчет с партнерами

Специалисты IN. TOP пошли дальше: посмотрели, какие расходы можно вывести в заказ поставщикам, с которыми работает компания. Например, компания сотрудничает с онлайн-сервисами делового туризма «Аэроклуб» и Smartway. После интеграции с этими сервисами IN. TOP Tera подтягивает первичные документы в приложение — прикладывает их к отчетам по командировкам и мероприятиям. В результате эти операции автоматически проходят в авансовом отчете — сотрудникам руками ничего делать не нужно.

Посадочные талоны

Поездку на поезде можно подтвердить купоном электронного билета — выпиской из автоматизированной системы железнодорожного транспорта, а факт перелета — электронной справкой авиакомпании. Минфин признает эти электронные документы достаточными для принятия расходов в налоговом учете. Специалисты IN. TOP договорились с тревел-агентствами о том, чтобы они выгружали такие справки — это решило проблему утери билетов и посадочных талонов.

Доступ с корпоративной учетной записью (SSO)

У каждого сотрудника компании есть корпоративный логин и пароль. Специалисты IN. TOP подключили учетные записи из реестра Microsoft AD, и теперь сотрудники автоматически получают доступ в личный кабинет платформы при входе на служебное устройство — им не нужно проходить дополнительную авторизацию в системе.

5 минут вместо 7 часов

Раньше на заполнение и отправку ежемесячного отчета каждый медицинский представитель тратил больше 7 часов. С решением IN. TOP Tera это занимает 5 минут: пара кликов в мобильном приложении — и авансовый отчет отправляется руководителю.

Личный кабинет руководителя — в телефоне и на рабочем столе

Территориальные и региональные менеджеры, которые курируют медицинских представителей, и руководители других подразделений используют смартфон, чтобы согласовать авансовые отчеты — у них тоже есть доступ к мобильной версии IN. TOP Tera. Здесь они получают уведомления о том, что сотрудник прислал отчет: можно быстро его проверить и согласовать.

В десктопной версии IN. TOP Tera для руководителя доступен расширенный функционал в виде аналитики: на большом экране удобно смотреть дашборды со статистикой затрат.

Рабочее место бухгалтера — все процессы под контролем

При работе с авансовыми отчетами у бухгалтеров две основные задачи: проверить достоверность чеков и утвердить отчет. На платформе IN. TOP Tera эти процессы происходят автоматически.

Верификация чеков

Когда в систему авансовых отчетов попадает чек, он автоматически отправляется в сервис ФНС для проверки подлинности и возвращается обратно в виде электронного документа. При этом специалисты IN. TOP настроили точки умного контроля для отслеживания затрат, запрещенных политикой компании, — например, закупку алкоголя для представительских расходов. Для этого в систему внесли стоп-слова. И если в чеке написано «вино» или «фужер», то бухгалтер получит сигнал о том, что структура расходов в авансовом отчете содержит отклонение от нормы.

Финализация авансового отчета

В компании проанализировали статистику некорректных чеков. Выяснилось, что в большинстве случаев они не проходят проверку из-за задержек в работе сервиса ФНС. И в целом их доля небольшая — меньше 1% общего объема чеков. Суммы маленькие, а затраты на обслуживание процесса существенные — больше, чем потери от некорректных проводок.

Поэтому сделали две вещи:

1.

Настроили в системе автоподтверждение чеков суммой до 15 тысяч рублей;

2.

Запустили проверку с использованием рандомизации — случайной выборки чеков, которые попадают в контрольный реестр. Если чек из реестра не проходит проверку ФНС, по нему формируется отчет и отправляется в службу безопасности.

В результате такого подхода минимизировали количество операций, которые должен проверить бухгалтер, и авансовые отчеты стали быстро двигаться по цепочке. Если нет нарушений, о которых сигнализирует система, то бухгалтер в один клик утверждает несколько авансовых отчетов.

Что еще умеет платформа:

1.

Давать задания отделу по расчету заработной платы на удержание определенной суммы, если у сотрудника зафиксирован перерасход — со ссылкой на установленные для него лимиты и авансовый отчет.

2.

Частично принимать отчет: часть расходов бухгалтер может одобрить, остальные отправить на доработку.

3.

Отслеживать нарушение сроков сдачи авансовых отчетов и отправлять сотрудникам напоминания.

4.

Выгружать электронный архив по запросу налоговой инспекции — за период, по видам отчетов и т. п. Достаточно ввести параметры документов, которые нужно собрать, и система подготовит папку для отправки в налоговую. На это уходит 15 минут.

Платформа сигнализирует пользователям обо всех отклонениях от политик — подсвечивает разными цветами, при этом «зеленые» авансовые отчеты проходят автоматом по всей цепочке согласований

Сделали интеграцию с 1С — для автоматических проводок документов в учетной системе

Вся работа с авансовыми отчетами организована в едином окне системы IN. TOP Tera. Когда отчет на платформе утвержден, он автоматически уходит в систему бухгалтерского учета. Для этого разработчики IN. TOP сделали интеграцию через веб-сервис 1С: написали для программы «робота», который выдает результат в виде проведенной бухгалтерской записи — данные из отчетных документов отражаются на счетах затрат.

После этого документы возвращаются на платформу с идентификационным номером и датой проведения в 1С, и по цепочке приходит уведомление о том, что сотрудник по расходам отчитался и авансовый отчет проведен.

Результаты

Автоматизация процесса подготовки авансовых отчетов разгрузила специалистов компании. У сотрудников отдела продаж высвободилось дополнительное время для работы с клиентами. Вместо отдела бухгалтерии из 10 человек со всеми авансовыми отчетами теперь справляется один бухгалтер. Причем основное время он уделяет поддержке сотрудников — помогает новым пользователям разобраться с функционалом платформы.

Записи по утвержденным авансовым отчетам автоматически проводятся в 1С