IN.TOP представил подход к цифровизации процессов командировок и расходов

2025-11-05 14:39

28 октября в Москве прошла 17-я конференция «Что происходит на фармацевтическом рынке?» Главная тема — как наладить кросс-функциональное взаимодействие внутри цифрового контура компании. В отеле Radisson Collection собрались руководители, специалисты по маркетингу, медицине, IT и digital, чтобы говорить не о частных проектах, а о том, как выстроить единую архитектуру данных и процессов.

IN.TOP представил доклад Михаила Плешанова «От бумажной волокиты к электронным авансовым отчетам». На примере реального сценария Михаил показал, как фармкомпания может отказаться от ручных согласований и бумажных авансов без масштабной перестройки IT-систем.

Почему бизнес уделяет этому особое внимание

Для фармацевтического бизнеса командировки, визиты и мероприятия — не дополнительные издержки, а часть ежедневной операционной деятельности. Там, где много перемещений и расходов, система работы с авансовыми отчетами становится ключевым элементом взаимодействия между полевыми сотрудниками и финансовой службой. Если этот процесс выстроен с задержками или ошибками, последствия отражаются на продажах, соблюдении регламентов и затратах на административную поддержку.

Михаил привел типичную картину по рынку:

«Сегодня сотрудники тратят около четырех часов в месяц только на заполнение авансовых отчетов. До тридцати процентов документов возвращаются на доработку, а в каждом процессе участвуют от трех до десяти человек.

На пересылку и хранение бумажных документов крупные компании расходуют до 1,5 миллионов рублей в месяц. Такие цифры — не отраслевая норма, а сигнал, что процессы давно требуют пересмотра".

Как меняется подход к работе с расходами

Главная мысль выступления: электронный авансовый отчет — это не копия бумажного процесса, а новый способ управления расходами. Вместо пересылки документов и ручных проверок появляется непрерывный цифровой процесс, который соединяет сотрудников, финансы и систему учета.

Михаил показал, как это работает на практике. Сотрудник фиксирует расход прямо в момент покупки: делает фото чека, система автоматически проверяет данные в ФНС, привязывает их к поездке, рассчитывает суточные и отправляет на согласование. Для руководителя это означает контроль расходов в реальном времени, для бухгалтерии — минимум ручной работы, для сотрудников — отсутствие рутины.

Такой подход сокращает время на отчетность с часов до минут, снимает нагрузку с бухгалтерии и повышает управляемость процессов без перестройки корпоративных систем.

Контроль и безопасность как часть системы

Цифровая обработка расходов требует не только скорости, но и точности. В TERA контроль встроен в каждый этап процесса: система отслеживает соблюдение лимитов и политик, фиксирует действия пользователей и сохраняет полную историю для внутреннего аудита.

Данные размещаются на российских серверах и соответствуют требованиям законодательства, включая ФЗ-152. Такой подход обеспечивает прозрачность и защищенность без усложнения работы пользователей.

Экономика эффекта

«Мы посчитали: раньше сотрудники тратили на оформление отчетов от трех до семи часов в месяц, теперь — пятнадцать минут. Каждый третий отчет возвращался на доработку, а сегодня ошибок меньше одного процента.

Бумага и пересылки ушли из процесса полностью, а весь объем обрабатывает один специалист. Для компании с сотнями полевых сотрудников это десятки миллионов рублей экономии в год и высвобожденное время, которое можно направить на продажи и развитие бизнеса".

Как это связано с общей темой конференции

Фокус конференции в этом году был на том, как от разрозненных цифровых инициатив перейти к единому цифровому контуру и кросс-функциональной работе. Команда IN. TOP показала, что командировки и расходы — такой же важный элемент цифровой инфраструктуры компании, как CRM, аналитика или учетные системы.

В докладе также прозвучало, что TERA органично дополняет другие решения IN. TOP для фармы — управление взаимодействием с лидерами мнений и мероприятиями, а также электронные путевые листы и транспорт. Это дает компаниям возможность не просто оцифровать один процесс, а вывести из бумаги целый блок расходов и отчетности.

От обсуждения к практике

Компания продолжит делиться практическими кейсами по цифровизации финансовых процессов — без сложных внедрений и долгих ИТ-проектов. Здесь вы можете увидеть запись выступления с конференции.

Тем, кто хочет оценить потенциал изменений на собственных данных, IN. TOP предлагает провести короткий мини-аудит. В его рамках специалисты вместе с командой заказчика анализируют текущий процесс командировок и расходов, чтобы определить, какие шаги дадут максимальный эффект уже в ближайшие месяцы.

Для связи: rmansurov@in.top, 8−800−700−55−95.